Callcenter
  • RSS Feed

Last modified on 6/26/2017 8:56 AM by User.

Callcenter

Video: Syöttölomake

Video: Kysymyspatteri

Moduulikuvaus

Callcenter-moduulin avulla hallitaan asiakkaiden yhteydenottoja yhden yksinkertaisen lomakkeen avulla. Callcenter yhdistää Tampuurissa Kohderekisterin, Kohteen osapuolten, Asukashallinnan, Ilmoitushallinnan ja itse asiakkaan yhteydenotot sekä luo mallin, jossa yhdeltä ruudulta nähdään kaikki em. tiedot helposti nappia painamalla. 

Callcenter kirjaa automaattisesti asiakkaan yhteydenoton ja puhelun yhteydessä asiakkaan ongelmaan voidaan hakea vastausta kysymys- ja vastauspatterin avulla. Callcenterin avulla asiakkaalle voidaan välittää kohteen osapuolien yhteystietoja puhelun aikana joko sähköpostilla tai tekstiviestillä tai kirjata yhteydenotosta vikailmoitukseksi Ilmoitushallintaan jatkotoimenpiteitä varten. 

Callcenterin nettilomake on asiakkaille julkinen nettilomake jonka avulla asiakkaat voivat jättää yhteydenottopyynnön tai vikailmoituksen suoraan netistä. Nettilomake käyttää samaa kysymys- ja vastauspatteria kuin Tampuurin Callcenter-lomake ja tällä tavalla asiakas voi selata vastauksia suoraan nettilomakkeelta ilman varsinaista yhteydenottoa. Kaikki nettilomakkeen kautta jätetyt ilmoitukset kirjataan yhteydenotoksi sekä ilmoitukseksi Ilmoitushallintaan. 

Prosessi

Callcenter-välilehti Tampuurissa

Tampuurin Callcenter-välilehti on jaettu kolmeen eri osioon. Ensimmäinen on Ilmoitushallinta, toinen Callcenter ja kolmas Työkalut. Näistä kaksi ensimmäistä on tarkoitettu päivittäiseen toimintaan liittyviä ja kolmas liittyy täysin ylläpitoon. 

Ensimmäisellä kerralla Callcenter-välilehdelle saavuttaessa avautuu automaattisesti Syöttölomake, josta kerrotaan lisää myöhemmin tässä ohjeessa.

Syöttölomake

Syöttölomakkeella voidaan syöttää täysin samat asiat kuin asukkaan tuotteistetulla nettilomakkeellakin, mutta syöttölomakkeelta saadaan enemmän tietoa Tampuurin muista tiedoista kyseiseen kohteeseen, huoneistoon tai asukkaaseen liittyen.

Kohteen tai osapuolen haku

Syöttölomakkeen täyttäminen alkaa aina joko kohteen tai osapuolen hakemiselle. Kohteen haku on oletuksena päällä, mutta Osapuoli-palloa klikkaamalla voi myös hakea huoneistojen asukkaita. Hakukenttään kirjoitetaan joko kohteen tai asukkaan nimi ja painetaan Hae-nappia.

Jos haku löytää vain yhden tuloksen, valitaan kohde tai asukas automaattisesti. Jos haku tuottaa useita tuloksia, avautuu uusi ikkuna josta valitaan oikea kohde tai osapuoli.

Oikea kohde valitaan listalta -kuvaketta klikkaamalla. Lomake sulkeutuu kuvakkeen klikkaamisen jälkeen automaattisesti ja kohteen tiedot tulevat näkyviin syöttölomakkeelle.

Tietojen syöttö

Syöttölomakkeella tietojen syöttäminen tapahtuu samalla tavalla kuin nettilomakkeellakin. Ensin valitaan asia, jota ilmoitus koskee ja sen jälkeen syötetään ilmoituksen muut tiedot.

Valinnat-kohdasta asian valitseminen lataa lomakkeen uudestaan ja täyttää automaattisesti työnsuorittajan tiedot lomakkeen oikeaan laitaan. Jokaiselle asialle on määritetty oma käsittelijä ja käsittelijä vaihtuu myös kohteen mukaan.

Jos Lähetys sähköpostilla -kohdassa on Työnsuorittajalle -täppä valittuna, lähtee työnsuorittajalle automaattisesti raportti ilmoituksesta sähköpostilla. Tiedoksi-osasta voi tällöin myös valita henkilöt joille viesti välitetään kopiona. Jos Työnsuorittaja-kohtaa ei ole valittu, ei myöskään tiedoksi vastaanottajille lähetetä viestiä.

Tee puhelusta ilmoitus -nappia painamalla ilmoitus tallentuu ja myös viestit lähtevät sähköpostilla, jos niin on haluttu. Tällöin myös ilmoitukseen liitetyt liitteet tallentuvat Tampuuriin. Napin painamisen jälkeen vikailmoituslomake avautuu ruutuun ja jos muutoksia ei siihen enää tarvitse tehdä, voi sen sulkea punaisesta ruksista.

Viestien lähettäminen ilmoittajalle

Syöttölomakkeelta voi lähettää joko tekstiviestejä tai sähköpostiviestejä ilmoittajan matkapuhelinnumeroon tai sähköpostiosoitteeseen.

Sähköpostin lähettäminen ilmoittajalle

Sähköpostia voi lähettää ilmoittajan sähköpostin klikkaamalla Sähköposti-kentän edessä olevaa -kuvaketta. Kuvakkeen painaminen avaa uuden ikkunan, jossa voi ilmoittajalle kirjoittaa normaalin sähköpostiviestin.

Lähetä-nappia painamalla viesti lähtee vastaanottajan osoitteeseen. Sulje-nappia painamalla voi sulkea lomakkeen lähettämättä tietoja. Lähetä-napin painallus sulkee ikkunan automaattisesti.

Tekstiviestin lähettäminen ilmoittajalle

Tekstiviestejä voi lähettää ilmoittajan matkapuhelinnumeroon painamalla matkapuhelinnumerokentän edessä olevaa -kuvaketta. Kuvakkeen painaminen avaa uuden ikkunan, jossa voi ilmoittajalle kirjoittaa tekstiviestin.

Lähetä-nappia painamalla viesti lähtee vastaanottajan matkapuhelinnumeroon. Sulje-nappia painamalla voi sulkea lomakkeen lähettämättä tietoja. Lähetä-napin painallus sulkee ikkunan automaattisesti.

Käyntikortin lähettäminen ilmoittajalle

Ilmoittajalle voi lähettää työnsuorittajan tiedot käyntikorttina ilmoittajan matkapuhelinnumeroon painamalla Työnsuorittaja-kentän edessä olevaa -kuvaketta. Kuvakkeen painaminen avaa uuden ikkunan, jossa on automaattisesti täytettynä työnsuorittajan (kohteen osapuolen) tiedot.

Lähetä-nappia painamalla viesti lähtee vastaanottajan matkapuhelinnumeroon. Sulje-nappia painamalla voi sulkea lomakkeen lähettämättä tietoja. Lähetä-napin painallus sulkee ikkunan automaattisesti.

Kysymyspatteristossa kustannusvastuun määritys asiakaskohtaisesti

Versiosta T10 lähtien mahdollistettu kustannusvastuiden muokkaaminen asiakaskohtaisesti.

Mahdollisuus luoda ilmoituksia eri kohdetyypeille

Versiosta T10 lähtien Callcenterin reklamaatioista voi valita eri kohdetyyppejä (huoneiston lisäksi) tilavalinnassa. 

Uusi asetus:

  • Callcenter_PtypeIDList_Valittavat_Tilat (Asetustyökalussa. Callcenter-valikko)
    • Asetukseen laitetaan mitä kohdetyyppejä pystyy valitsemaan tilavalikossa. Kohdetyyppien ID:n voi katsoa joko taulusta koht_tyypit tai tarkistamalla toiminnolla YlläpitoTyyppien ylläpito kunkin tyypin muokkaamisikkunnassa osoiteriviltä.

"Maksaja"-tieto syöttölomakkeelle

Callcenterin syöttölomakkeella on versiossa T9 mahdollistettu Maksaja-tiedon valitseminen kohteen osapuolista. Maksaja-valikkoon ladataan kaikki kohteen osapuolet (kohteen valinnan jälkeen) ja Maksaja-valikosta valitun osapuolen tiedot siirtyvät ilmoituslomakkeelle Tee puhelusta ilmoitus -napin painamisen jälkeen. Ilmoituslomakkeella on mahdollista vielä muokata Maksaja-välilehdellä tuota esivalittua tietoa.