Etusivu»Kohderekisteri
  • RSS Feed

Last modified on 1/10/2018 10:18 AM by User.

Kohderekisteri

Hakemisto

Video: Poistetun kohteen palauttaminen

Video: Osapuolen sitominen kohteelle

 

 

Yleiskuvaus

Kohderekisteri-ohjelmasovelluksella voidaan hallita kiinteistöön liittyvät perustiedot. Kaikki Tampuuri-kiinteistötietojärjestelmän ohjelmasovellukset käyttävät kohderekisteriä. Perustiedot ovat siis samat kaikissa ohjelmasovelluksissa, jolloin ylläpito kohdistuu yhteen rekisteriin.

Skaalautuva kohderekisteri antaa mahdollisuuden käyttäjälle päättää millä tarkkuudella perustietoja ylläpidetään tai miten tarkasti tilojen tietoja tallennetaan.

Jokaiselle asiakkaalle luodaan oma tietokanta ja yksillä käyttäjätunnuksella voi olla oikeudet useisiin tietokantoihin riippumatta asiakkaasta.

Kohderekisteri voi sisältää mm. seuraavia osioita:

  • kiinteistötiedot
  • rakennustiedot
  • tilatiedot
  • järjestelmätiedot
  • laitetiedot
  • henkilörekisteri
  • yritysrekisteri
  • käyttäjäryhmien hallinta

Kohderekisteri on Tampuurin ns. päärekisteri. Kohderekisteriin tallennetaan kaikki kohteisiin, rakennuksiin sekä huoneistoihin liittyvät tiedot. Kohderekisteri on jaettu käyttöliittymässä kahteen eri osaan: puu ja tiedot.

Puussa näytetään kaikki kohderekisterin kohteet sekä alakohteet hierarkisessa esitysmuodossa.
Kohdetason alta löytyy rakennusten tiedot, rakennustason alla taas huoneistot.

Puussa alakohteiden avaaminen tapahtuu klikkaamalla yhtiö- tai rakennuskuvakkeen edessä olevaa plusmerkkiä. Puun alakohteiden sulkeminen taas tapahtuu klikkaamalla em. kuvakkeiden edessä olevaa miinusmerkkkiä. Jos puun kohteella ei ole alakohteita määritetty, puun solmun edessä on piste-kuvake.

Puun kohteen valitseminen tapahtuu klikkaamalla joko kohteen nimeä tai sitten klikkaamalla kohteen kuvaketta. Kohteen valitseminen avaa Tiedot-ruutuun valitun kohteen kohdetietolomakkeen.

Uuden yhtiön lisääminen tapahtuu klikkaamalla Tiedot-ruudun ylälaidassa olevaa valkoista lomaketta (Lisää uusi kohde).

Kohteen tietojen ylläpito

Kohderekisterin kohteen tiedot näytetään aina Tiedot-osassa, jossa näytetään aina kohdetyypin (Yhtiö, Rakennus, Huoneisto) mukaiset tietokentät sekä valitut staatiset (Osapuolet, Liitteet, Ilmoitukset, Tilaukset, Lisätiedot, Varusteluettelo) välilehdet. Tiedot-osan välilehdet ovat suoraan sidonnaisia kohdetyyppiin. Eri kohdetyyppien kentät on jaoteltu välilehdille eri tavalla ja sen takia kaikkia samoja välilehtiä ei näytetä jokaisella tasolla.

Myös staatiset välilehdet (Osapuolet, Liitteet, Varusteluettelo, Ilmoitukset, Tilaukset, Lisätiedot) ovat kohdetyyppiin sidottuja ja staattisten välilehtien lukumäärä määräytyy kohdetyypin mukaan.

Staatisia välilehtiä ovat seuraavat välilehdet:

Osapuolet: Kohteen osapuolet (Omistaja, Isännöitsijä)
Liitteet: Kohteelle lisätyt liitteet liitetyypistä riippumatta (Kuvat jne.)
Varusteluettelo: Huoneiston varusteet, käytetään vain huoneisto-tasolla
Ilmoitukset: Kiinteistö tai huoneistotason huollon vikailmoitukset
Tilaukset: Kiinteistötason kunnossapidon tilaukset
Lisätiedot: Valitun kohteen muutostiedot sekä Lisätiedot-tietokenttä

Lisää uusi kohde

Uuden yhtiön lisääminen avaa alla olevan kuvan mukaisen ruudun uuteen ikkunaan.

Yhtiön, Rakennuksen ja Huoneiston lisäämisessä pakolliset tiedot, punaisella merkityt, on syötettävä ennen Tallenna-napin painallusta. Tallentamisen jälkeen Kohderekisterin puu ladataan uudelleen. Sulje-nappia painamalla kohteen lisääminen voidaan peruuttaa.

Lisää uusi alakohde

Uuden rakennuksen tai huoneiston lisääminen aloitetaan valitsemalla kohdepuusta ensiksi taso, jonka alle uusi alakohde halutaan lisätä, minkä jälkeen painetaan valkoista lomaketta (Lisää uusi kohde).

Kiinteistön alle ei voida perustaa kuin autopaikka tai rakennus. Tämä sen takia, että rakenne pysyy samana kaikissa kiinteistöissä. Ilman rakennusta ei voi perustaa huoneistoja, koska kaikki huoneistot pitää perustaa rakennuksien alle.

Uuden alakohteen lisäämisessä pitää ensiksi valita kohdetyyppi mitä ollaan lisäämässä ja vasta sen jälkeen voidaan syöttää uuden kohteen tiedot. Kohdetyypin valinnan jälkeen lomake ladataan uudelleen ja valitun kohdetyypin mukaiset tietokentät tulevat ruutuun. Uusi alakohde voidaan tallentaa Tallenna-nappia painamalla sen jälkeen kun pakolliset tiedot on syötetty lomakkeelle.

Rakennustason alle voidaan perustaa asuinhuoneisto, liikehuoneisto ja muu tila. Puusta valitaan ensin rakennus, jonka jälkeen painetaan valkoista lomaketta (Lisää uusi kohde).

Kohdepuun kohdehaku

Kohdepuun kohdehakua voidaan käyttään samalla tavalla kuin Etusivun Työpöydän kohdehakua. Kohdepuun kohdehaku hakee hakutulokset kohdepuun ensimmäiseksi solmuksi kohderekisterivälilehdelle.

Lisähakukohdassa haun nopeutta voidaan huomattavasti parantaa kohdistamalla haku vain tiettyyn kenttään. Jos lisähaun kenttäkohdistamista ei tehdä, haku käy hakemassa annetulla hakusanalla kaikista kohderekisterin kohteista.

Haun tulokset tulevat näkymiin kohderekisterivälilehdellä olevaan kohdepuuhun Hakutulokset-solmun alle. Jos haku ei löydä yhtään hakutulosta, Hakutulokset-solmun alla lukee Annetuilla tiedoilla ei löytynyt hakutuloksia.

Kohdepuun asetukset

Kohdepuun asetuksilla voidaan muuttaa kohdepuun kansionäkymää. Kohdepuun kansiot voidaan järjestää millä tahansa yhtiötason tiedolla, jos vain tieto on jollekin yhtiötason kohteelle syötetty. Kohderekisterin puu voidaan täten järjestää vaikka kustannuspaikoittain, osoitteittain, paikkakunnittain jne.

Kohdepuun asetukset ovat henkilökohtaisia asetuksia ja oletuksena kohdepuu järjestetään postitoimipaikoittain. Kohdepuun asetukset voivat olla myös kaksitasoiset, jolloin ensimmäisen tason alle voidaan valita toinen ryhmittelytaso. Ryhmittelytaso voi olla myös yhtiötason osapuoleen liittyvä, jolloin puu voidaan ryhmitellä esim. isännöitsijätoimistoittain tai isännöitsijöittäin. Rooliin perustuvan kansion alle voidaan laittaa toiseksi tasoksi myös tietotyyppisen ryhmittelytason, esim. ensimmäinen taso isännöitsijä ja toinen taso paikkakunta.

Kohderekisterin tiedot

Kohderekisterin kohteen tiedot näytetään aina Tiedot-osassa, jossa näytetään aina kohdetyypin (Yhtiö, Rakennus, Huoneisto) mukaiset tietokentät sekä valitut staatiset (Osapuolet, Liitteet, Ilmoitukset, Tilaukset, Lisätiedot, Varusteluettelo) välilehdet. Tiedot-osan välilehdet ovat suoraan sidonnaisia kohdetyyppiin. Eri kohdetyyppien kentät on jaoteltu välilehdille eri tavalla ja sen takia kaikkia samoja välilehtiä ei näytetä jokaisella tasolla.

Myös staatiset välilehdet (Osapuolet, Liitteet, Varusteluettelo, Ilmoitukset, Tilaukset, Lisätiedot) ovat kohdetyyppiin sidottuja ja staattisten välilehtien lukumäärä määräytyy kohdetyypin mukaan.

Staatisia välilehtiä ovat seuraavat välilehdet:

Osapuolet: Kohteen osapuolet (Omistaja, Isännöitsijä)
Liitteet: Kohteelle lisätyt liitteet liitetyypistä riippumatta (Kuvat jne.)
Varusteluettelo: Huoneiston varusteet, käytetään vain huoneisto-tasolla
Ilmoitukset: Kiinteistö tai huoneistotason huollon vikailmoitukset
Tilaukset: Kiinteistötason kunnossapidon tilaukset
Lisätiedot: Valitun kohteen muutostiedot sekä Lisätiedot-tietokenttä

Toimintonapit

Tallenna: Tallentaa valitun kohteen tiedot ja siirtää muutoslokiin muutetut arvot
Poista: Avaa uuden ikkunan poistoa varten, poistettaessa kohdetta on annettava selitys poistosta
Uusi: Uuden alakohteen lisääminen valitun kohteen alle
Synkronoi puu: Ladataan kohdepuu uudelleen, esimerkiksi jos uusi kohde ei näy kohdepuussa

Uudista näkymä: Lataa kohdetiedot uudelleen, voidaan käyttää esim. tallennuksen onnistumisen tarkistamiseen
Kohde:
  - Uusi: Uuden alakohteen lisääminen valitun kohteen alle
  - Siirrä: Avaa uuden ikkunan kohteen siirtoa varten, K-tason kohdetta ei voi siirtää
  - Kopioi: Avaa uuden ikkunan kohteen kopiointi varten
Kohteen tiedot: Avaa valikon, jossa on huoltokirjojen tekoon liittyviä toiminnallisuuksia
Lisätoiminnot: Avaa valikon, josta löytyy lisätoimintoja
Lähetä palautetta (kirjekuvake): Avaa uuden ikkunan palautteen lähettämistä varten, käytetään tietojen tarkistamisessa ja siitä informoimisessa

Kohteen osapuolet

Kohteen Osapuolet-välilehdelle tallennetaan kaikki kohteeseen kytketyt henkilöt ja yritykset. Kaikki kohteen osapuolet ovat aikariippuvaisia ja päättyneet osapuolet tallentuvat historiatietoihin. Osapuolen aikavälin muuttaminen tapahtuu klikkaamalla valitun osapuolen Aikaväli-sarakkeessa olevaa sinistä linkkiä (päivämäärä) ja avautuvasta ikkunasta aikaväliä muuttamalla sekä tallentamalla.

Henkilön tai yrityksen tietoja pääsee muokkaamaan henkilön tai yrityksen nimeä klikkaamalla.
Henkilölle tai yritykselle voi lähettää sähköpostia Sähköposti-sarakkeen linkkiä klikkaamalla.

Aikaväli-sarakkeessa olevaa sinistä linkkiä klikkaamalla osapuolen sopimuksen voimassaoloaikaa voidaan muuttaa. Aikaväli voidaan uudessa ikkunassa päättää ja tämän jälkeen lisätään sitten uusi osapuoli.

Osapuolet-välilehden toimintonapit

Poista valitut yhteydet: Poistaa valitut yhteydet kokonaan tietokannasta - ei suositella käytettäväksi, koska tällöin voidaan hävittää historiatietoja
Päätä valitut yhteydet: Laittaa massana päättymispäivämäärän valituille yhteyksille
Lisää uusi henkilöosapuoli kohteelle: Lisätään uusi henkilörekisterin henkilö kohteen osapuoleksi
Lisää uusi yritysosapuoli kohteelle: Lisätään uusi yritysrekisterin yritys kohteen osapuoleksi
Näytä osapuolihistoria: Näytetään osapuolilistauksessa päättyneet osapuolet
Näytä voimassa olevat osapuolet: Oletuksena päällä, jolloin näytetään siis voimassa olevat osapuolet
Näytä tulevaisuusosapuolet: Näytetään osapuolilistauksessa tulevat osapuolet

Kohteen kopiointi

Kopioidaan pääkohde alakohteineen.

Ensin valitaan kohderekisteristä yhtiötaso aktiiviseksi.

Oikeanpuolimmaiseen ruutuun tulee näkyviin yhtiön tiedot. Työkalupalkissa on Kohde-painike ja sen alta löytyy Kopioi-painike (merkitty nuolella kuvassa).

Painiketta klikkaamalla avautuu Kohteen kopiointi -ikkuna. Valitaan kohta Kopioi myös alakohteet.

Tämän jälkeen klikataan Kopioi-painiketta.

Kohderekisterin asetuksista riippuu mihin uusi kohde kopioituu käyttöliittymän perusteella.

Tarkoituksena on, että tämän jälkeen kopion tiedot muokataan uuden kohteen tietojen mukaisiksi.

Massakopiointi

Esimerkiksi huoneistoja tai autopaikkoja saa luotua useamman kerrallaan massakopioinnin avulla.

Tässä on esimerkkinä autopaikat.
Ensin klikataan kohderekisterin puusta aktiiviseksi kopioitava autopaikka.
Tämän jälkeen klikataan työkalupalkista Kohde-valikon alta Kopioi-painiketta.

Kohteen kopiointi-ikkunassa annetaan uusien kohteiden määrä, esim. 4 kpl ja valitaan yhtiö, jonka alle autopaikat kopioidaan.
Lopuksi klikataan Kopioi-painiketta.

Raportin lisääminen kohteelle

Avataan kohdetiedot, etsitään oikea kohde ja valitaan kohteen puurakenteesta Tulosteet. Tulosteet-kohdan työkalupalkissa on kaksi painiketta joiden avulla pystytään lisäämään tulosteita. Painikkeet on ympyröity seuraavassa kuvassa.

Vasemmalla: Lisää valmisraportti
Oikealla: Lisää lomake lomakepankista

Valmisraportin lisäys

Klikataan Lisää valmisraportti -painiketta. Lisäysikkunassa nähdään kaikki raportit jotka on mahdollista lisätä. Raportin nimeä klikkaamalla se lisätään kohteelle.

Lomakepankista lisäys

Klikataan Lisää lomake lomakepankista -painiketta. Lisäysikkunassa nähdään kaikki raportit jotka on mahdollista lisätä. Raportin nimeä klikkaamalla se lisätään kohteelle.

Ohjattu osapuolen lisääminen

Ohjatun osapuolen lisäämisen avulla voidaan helposti lisätä henkilö- tai yritysosapuolen kohderekisterin kohteelle.

Ohjatussa toiminnossa voidaan myös lisätä uusia osapuolia ja rooleja sekä muokata niiden tietoja. Myös kansioiden teko ja osapuolten haku on mahdollista osapuolien valinnassa.

Ohjatussa toiminnossa eteen- ja taaksepäin liikkuminen tapahtuu ikkunan alalaidassa olevista Edellinen ja Seuraava -napeista. Kun ohjattu toiminto on valmis, osapuolen lisääminen ja kohteelle tallentaminen tapahtuu Valmis-nappia painamalla. Ohjatussa toiminnossa voidaan lopettaa missä vaiheessa tahansa Peruuta-nappia painamalla.

Vaiheessa 2 (kuva alla) valitaan henkilö tai henkilöt, jotka vaiheessa 3 valittuun rooliin halutaan lisätä. Lisättävä henkilö voidaan valita joko aakkospuusta (Osapuolet-välilehti seuraavassa kuvassa), roolipuusta tai hakemalla henkilö käyttämällä hakusanaa. Halutun henkilön löytymisen jälkeen klikataan henkilön nimen edessä olevaa ruksia jonka jälkeen Seuraava-nappi aktivoituu.

Vaiheessa 3 (kuva alla) valitaan rooli, johon henkilö tai henkilöt halutaan kytkeä. Rooli valitaan klikkaamalla roolin nimen edessä olevaa pallukkaa ja tämän jälkeen seuraavaan vaiheeseen edetään Seuraava-nappia painamalla.

Viimeissa vaiheessa (kuva alla) yhteydelle annetaan alkamispäivä ja tarvittaessa myös päättymispäivä. Päättymispäivämäärä voidaan jättää myös tyhjäksi, jolloin yhteys (osapuoli) on toistaiseksi voimassa oleva. Osapuolen lopullinen lisääminen tapahtuu klikkaamalla Valmis-nappia, jonka jälkeen tieto viedään tietokantaan ja näytetään kohteen Osapuolet-välilehdellä.

Huom! Etusivun työpöydän pikakuvakkeissa oleva Osapuolien lisääminen kustannuspaikoille toimii samalla periaatteelle kuin Osapuolen lisääminen kohteelle. Poikkeuksena massalisäyksessä voidaan valita useita kohteita. Massalisääminen on hyvä niissä tapauksissa kun sama osapuoli liittyy moneen kohteeseen.

Kohteen lisätiedot

Kohteen Lisätiedot-välilehdelle näytetään kohteeseen liittyvää lisätietoja, kuten kohdetyyppi, kohteen nimi, perustuspäivämäärä, viimeinen muutospäivämäärä, viimeisen muutoksen tekijä, kohteen tila sekä lisätietokenttä.

Jokaisella kohderekisterin kohteella on Lisätiedot-välilehti, jonka alta löytyvät kentät ovat samat kohdetyypistä riippumatta. Lisätietoja-kenttään voidaan kirjoittaa vapaata tekstiä kyseiseen kohteeseen liittyen.

Huomiot-välilehden kehitys

Versiossa T10 siirretty huomioiden listaus huomion lisäyslomakkeen yläpuolelle. Jos kohteella ei ole huomioita, lukee lomakkeella huomiolistauksen kohdalla Ei merkintöjä.

Tavoitevuokrat-tauluun vuokraksi "Vuokra yht. €"

Huoneiston Tavoitevuokrat-välilehdellä Tavoitevuokrat-tauluun vuokraksi "Vuokra yht. €"

Versiossa T10 muutettu huoneiston Tavoitevuokrat-välilehdellä Tavoitevuokrat-tauluun vuokraksi Tavoitevuokra yhteensä € -tieto, kun ennen Vuokra-sarakkeessa näytettiin vain Tavoitevuokra (T) -sarakkeen tieto.

Varusteiden massalisäys

Kohderekisterissä on versiossa T9 mahdollistettu varusteiden (esim. jääkaappi jne.) lisääminen massana usealle huoneistolle yhdellä kertaa. Tämä toiminnallisuus on hyvin hyödyllinen esimerkiksi silloin kun uusi kohde valmistuu ja huoneistojen varusteet halutaan lisätä nopeasti massana kaikille valmistuneille huoneistoille.

Varusteiden massalisäämisen ominaisuudet

  • Mahdollisuus valita useita huoneistoja (autopaikkoja jne.) eri kustannuspaikoista (asunto-osakeyhtiöistä) yhdellä kertaa kohdekoriin (= ostoskori valituista huoneistoista joihin varusteet lisätään).
  • Mahdollisuus poistaa kohteita (huoneistoja, autopaikkoja jne.) kohdekorista.
  • Mahdollisuus hakea lisättäviä varusteita.
  • Mahdollisuus lisätä useita varusteita yksitellen tai massana varustekoriin (= ostoskori lisättäville varusteille).
  • Mahdollisuus poistaa varusteita varustekorista.
  • Varusteiden tallentaminen massana kohderekisterin varusteluetteloon.

Video: Varusteiden massalisääminen:

Tavoitevuokrien ylläpito myös liiketiloille

Kohderekisterissä on mahdollistettu tavoitevuokrien ylläpito myös liiketiloille (sekä muille asetuksissa määritetyille kohdetyypeille).

Asetukset:

Asetus Kuvaus
kohderekisteri.tavoitevuokra.käytössä.alitasot Asetuksella määritetään millä kohdetyypeillä Tavoitevuokrat-välilehti on näkyvissä.

Tampuurituki voi muuttaa tämän asetuksen asiakkaan pääkäyttäjän pyynnöstä.

Tavoitevuokrien massalistauksessa korjattu sopimussarakkeen virhe

Tavoitevuokrissa näytettiin virheellisesti asukkaiden lukumäärä Sopimus-sarakkeessa, ei siis sopimusten lukumäärää. Tämä on nyt korjattu ja T9-versiossa ei tule enää virheellisesti Useita sopimuksia -tekstiä silloin kun asukkaita on monta, mutta sopimuksia vain yksi.

 

Huoneiston muutostyöt (välilehti)

Muutostyöt välilehdellä voidaan laskea huoneistolle tehdyn muutostyön nykyarvo kuluvalle päivälle annettujen tietojen perusteella.

Lisää uusi muutostyö -painike avaa uuden ikkunan, johon syötetään muutostyön tiedot. Tallenna painike laskee annetuilla tiedoilla nykyarvon kuluvalle päivälle. Laskentakaava: Hinta-sarakkeesta vähennetään Hyvitys-sarakkeen tieto, nykyarvo ei voi koskaan mennä pienemmäksi kuin nolla.

Muutostyön tietoja voidaan päivittää muokkaa painikkeella.

Muutostyö rivejä voidaan poistaa valitsemalla rivit ja poista painike varmistaa toiminnon.

Raportti muutostöistä tulostaa kuluvan päivän tilanteen aktiivisista muutostöistä ja muutostyöhistorian.