Postitustyökalu

Postitustyökalu

Yleistä

Postitustyökalu on tarkoitettu viestien lähettämiseen asukkaille, osakkaille, hallituksen jäsenille tai vaikkapa kaikille kohteiden huoltomiehille. Postitustyökalua voidaan käyttää joko itsenäisenä sovelluksena tai sitä voidaan kutsua Tampuurin eri toiminnoista. 

Postitustyökalulla voidaan valita laaja joukko osapuolia joko roolin, kohteen tai muun hakusanan perusteella sekä lähettää näille vastaanottajille joko sähköposti, tekstiviesti, kirje tai nettiviesti (nettiviestit näytetään sähköisissä palveluissa ja niiden käyttöönotto on aina asiakaskohtaista räätälöintiä). Itse viesti voidaan kirjoittaa joko käsin tai teksti voidaan hakea esimääritetyistä lomakkeiston viestipohjista. Asiakas voi itse vielä lomakkeistoon uusia viestipohjia ja vanhoja viestipohjia voi myös päivittää lomakkeiston kautta.

Viestintätavan valinta

Postitustyökalu tukee tällä hetkellä neljää viestintätapaa:

  • Sähköpostitoiminnossa valituille vastaanottajille voidaan lähettää joko itse kirjoitettu tai viestipohjan mukainen kieliversioitu sähköposti.
  • Tekstiviestitoiminnossa valituille vastaanottajille voidaan lähettää joko itse kirjoitettu tai viestipohjan mukainen tekstiviesti.
  • Kirjetoiminnossa valituille vastaanottajille voidaan muodostaa joko itse kirjoitettu tai viestipohjan mukainen kirje.
  • Nettiviestitoiminnossa valituille osapuolille tai kohteelle voidaan kirjata nettiviesti, mikä näytetään sähköisissä palveluissa joko kohteen tiedotteissa tai osapuolen viesteissä (tämä vaatii aina asiakaskohtaisen toteutuksen).
  • HUOM! eKirje -toiminto ei ole vielä toiminnassa.

Sähköpostiviestin lähetys

Sähköpostitoiminnossa valituille vastaanottajille voidaan lähettää joko itse kirjoitettu tai viestipohjan mukainen kieliversioitu sähköposti. Ennen sähköpostin lähettämistä valitaan vastaanottaja(t) henkilöhakutoiminnossa joko vastaanottaja-, kopio- tai piilokopio -kenttään. Piilokopio -kenttää käytetään yleensä siksi, että yhteen viestiin voidaan valita monta vastaanottajaa mutta itse vastaanottajat eivät näe kenelle viesti on lähetetty.

Henkilöhaussa voidaan vastaanottajia hakea seuraavilla hakutekijöillä:

  • Osapuoliroolin mukaan
  • Hakusanan mukaan
  • Kohteen mukaan
  • Kohteen tiedon mukaan
  • Osapuolen tiedon mukaan

Henkilövalinnassa voi Valitse -nappia painamalla valita yksittäisen vastaanottajan tai rukseja sekä ruudun alalaidassa olevia Valitse ja Valitse ja sulje ikkuna -nappeja painamalla valita vastaanottajaksi useita osapuolia. Henkilövalinta on aina omassa ikkunassa, mutta valinnat siirtyvät alla olevaan lähetystyökaluun automaattisesti Valitse -nappien painalluksesta.

Vastaanottajien valinnan jälkeen kirjoitetaan kieliversioitu aihe ja viesti. Viestin voi kirjoittaa joko suoraan viestikenttään (iso tekstikenttä) tai valita esitäytetty viestipohja Valitse pohja -valikosta. Esitäytetty viestipohja voi myös olla kieliversioitu mutta tällöin lomakkeistokohdassa tulee olla vietynä kieliversioidut versiot viestipohjista. Valitse pohja -kohtaan ei siis tule edellisiä lähetettyjä viestejä vaan lomakkeistossa annetut viestipohjat.

Jos vastaanottajien joukossa on useita eri kielivalinnan omaavia vastaanottajia, näytetään jokaista kieltä kohden oma viestiosio (aihe, viesti ja liitteet).

Viestien kirjoittamisen jälkeen sähköpostiviestit lähetetään Lähetä -nappi painamalla. Viestien lähettämisen jälkeen näytetään vahvistusviesti onnistuneesta viestien lähetyksestä.

Kaikki lähetetyt viestit kirjataan henkilökortin Yhteydenotot -välilehdelle ja lähetystapahtumat näkyvät myös asiakaspalvelun työpöydän yhteydenotoissa.


 

Tekstiviestin lähetys

Tekstiviestitoiminnossa valituille vastaanottajille voidaan lähettää joko itse kirjoitettu tai viestipohjan mukainen tekstiviesti. Ennen tekstiviestin lähettämistä valitaan vastaanottaja(t) henkilöhakutoiminnossa vastaanottaja -kenttään. Henkilöhakutyökalu on sama kuin sähköpostissa käytettävä mutta tekstiviestitoiminnossa lähetyslomakkeelle palautetaan aina vain sellaisten henkilöiden tiedot, joilla on matkapuhelinnumero syötettynä henkilökortilla.

Vastaanottajien valinnan jälkeen kirjoitetaan viesti. Viestin voi kirjoittaa joko suoraan viestikenttään tai valita esitäytetty viestipohja Valitse pohja -valikosta. Valitse pohja -kohtaan ei tule edellisiä lähetettyjä viestejä vaan lomakkeistossa annetut viestipohjat.

Viestien kirjoittamisen jälkeen tekstiviestit lähetetään Lähetä -nappi painamalla. Viestien lähettämisen jälkeen näytetään vahvistusviesti onnistuneesta viestien lähetyksestä.

Kaikki lähetetyt viestit kirjataan henkilökortin Yhteydenotot -välilehdelle ja lähetystapahtumat näkyvät myös asiakaspalvelun työpöydän yhteydenotoissa.

Kirjetoiminnossa valituille vastaanottajille voidaan muodostaa joko itse kirjoitettu tai viestipohjan mukainen Word -kirje. Ennen kirjeen muodostamista valitaan vastaanottaja(t) henkilöhakutoiminnossa vastaanottaja -kenttään. Henkilöhakutyökalu on sama kuin sähköpostissa käytetty mutta kirjetoiminnossa lähetyslomakkeelle palautetaan aina vain sellaisten henkilöiden tiedot, joille on osoite syötetty henkilökortilla.

Vastaanottajien valinnan jälkeen kirjoitetaan viesti. Viestin voi kirjoittaa joko suoraan viestikenttään tai valita esitäytetty viestipohja Valitse pohja -valikosta. Valitse pohja -kohtaan ei tule edellisiä lähetettyjä viestejä vaan lomakkeistossa annetut viestipohjat.

Viestien kirjoittamisen jälkeen kirje muodostetaan Muodosta kirje -nappi painamalla.

Kaikki muodostetut kirjeet (tapahtumat) kirjataan henkilökortin Yhteydenotot -välilehdelle ja lähetystapahtumat näkyvät myös asiakaspalvelun työpöydän yhteydenotoissa.

[tulossa]

Tiedotteen kirjoittaminen sähköisiin palveluihin

[tulossa]

Viestintä myöhässä olevista lainauksista

Avainhallinnassa on mahdollista lähettää sähköposti tai tekstiviesti myöhässä olevista lainauksista. Toiminto löytyy AvainhallintaAvainlistaLainauksetMyöhässä -kohdasta, jossa listataan kaikki ne lainaukset, joiden lainauksen päättymisaika on menneisyydessä. Listan vasemman reunan rukseista (ks. kuva, merkattu punaisella) voidaan valita viestin saajat ja viestintätapa valitaan yläpalkista (Sähköposti ja Tekstiviesti). Yläpalkin nappeja painamalla avautuu postitustyökalu uuteen ikkunaan/välilehteen ja itse viesti lähetetään siellä. Viestipohjat pitää erikseen määrittää lomakkeistokohdassa.


 

Viestintä sisäänmuuttotarkastuksien täyttömääräajan päättymisestä

Lähetettyjen viestien selaaminen henkilökortin kautta

Kaikki muodostetut kirjeet (tapahtumat) kirjataan henkilökortin Yhteydenotot -välilehdelle.

Lähetettyjen viestien selaaminen asiakaspalvelun työpöydän kautta

Kaikki muodostetut lähetystapahtumat näkyvät myös asiakaspalvelun työpöydän yhteydenotoissa.

Lähetettyjen viestien selaaminen asiakaspalvelun yhteydenottotyöjonon kautta

Viestipohjien ylläpito

Viestipohjat Lomakkeisto-kohdassa

Sähköposti- ja tekstiviestilähetyksissä voidaan käyttää esitäytettyjä viestipohjia. Näitä viestipohjia voi asiakas itse ylläpitää Kunnossapito → Lomakkeisto -kohdassa. 

Viestipohjien lisääminen aloitetaan valitsemalla kansio Postitustyökalu.Sähköpostipohjat tai Postitustyökalu.Tekstiviestipohjat. Tämän jälkeen olemassa olevia viestipohjia voi muokata viestipohjan nimen edessä olevaa muokkauskuvaketta painamalla. 

Uusien pohjien lisääminen aloitetaan Lisää lomakepohja -nappia painamalla, minkä jälkeen itse viestipohja haetaan omalta tietokoneelta. Lisäämisen jälkeen uusi viestipohja on heti käytettävissä postitustyökalun puolella.

Tampuuri API liittyen postituksiin ja yhteydenottoihin

Yksittäisen viestin hakeminen viestin id:llä

GET internetviestit/{internetviesti_id}/otsikot    Palauttaa internetviestin yksilöllisellä id:llä
GET internetviestit/{internetviesti_id} Hakee yksittäisen internetviestin sen id:llä
GET internetviestit/liitteet/{liite_id} No documentation available

Henkilön (asukkaan/osakkaan) viestien hakeminen

GET internetviestit/otsikot?osapuoli_id={osapuoli_id} Hakee osapuolen internetviestit

Kohteen (kustannuspaikan/as oy:n) tiedotteiden hakeminen

GET internetviestit/otsikot?kohde_id={kohde_id}  Hakee kohteelle määritetyt internetviestien otsikot

Viestin tallentaminen

POST internetviestit Lisää uuden internetviestin

Nettiviestien listaus postitustyökaluun

Versiossa T10 lisätty postitustyökaluun tiedotteiden (nettiviestien) listaus ja muokkaustoiminnot.

Uudet käyttöoikeudet:

  • Viestintämoduuli internet - Listaus
  • Viestintämoduuli internet - Muokkaus

Postitustyökalussa kielivalinnan huomioiminen

Postitustyökalussa otetaan T9 -version myötä huomioon myös asiakkaan asiointikieli. Asiointikieltä pystyy vaihtamaan suoraan henkilökortilta, mutta suositellaan, että annetaan tämän olla se mikä osapuolelle on alun perin valiutunut sopimuksien kautta.

Postitustyökalussa vastaanottajien haun lisähakuehdot

Postitustyökalun vastaanottajahakua on laajennettu niin kohde- kuin osapuolirekisterin kenttien osalta. Vastaanottajahaussa on aikaisemmin voinut hakea vastaanottajia vapaasanahaulla, kohteen sekä osapuoliroolin mukaan. T9 -versiossa hakua on laajennettu myös kohde- ja osapuolitietojen osalle ja tällä tavalla hakutyökalun hakuvaihtoehdot ovat hyvin monipuoliset.

Lisähakuehtoja voi käyttää esimerkiksi asiointikielen rajaamiseen tai sitten siihen, että vastaanottajajoukkoon haetaan vain tietyn paikkakunnan asukkaita. Lisähakuvaihtoehtoja voi olla useita, mutta tuolloin voi olla mahdollista ettei haku tuota mitään risteävien hakuehtojen vuoksi.