Etusivu»Dokumenttipankki
  • RSS Feed

Last modified on 4/3/2018 7:40 AM by User.

Dokumenttipankki

Video: Tampuurin dokumenttipohjien muokkaus

Dokumenttipankki

Dokumenttipankki-kohdassa on kiinteistöön liittyviä liitetiedostoja kansioissa.

Dokumenttipankki on kohdekohtaisten tiedostojen tallennuspaikka. Dokumenttipankin oletusnäkymässä on vasemmalla puu ja oikealla joko haku tai listaus kohteen tai kansion dokumenteista.

Kansion perässä näkyvät luvut tarkoittavat seuraavaa:
Esim. 005 Testikohde Vitonen (1/1/1)
 
1 liite juuressa
1 liite sisältää vähintään 1 tiedoston
1 liitettä yhteensä juuri + alataso

Dokumenttienhaku

Dokumenttienhaussa voidaan dokumentteja hakea nimellä, muokkauspäivämäärällä, koolla sekä dokumentin tyypillä. Yleisimmin näistä käytetään nimihakua, jolloin hakukenttään kirjoitetaan haettavan dokumentin nimi ja painetaan joko näppäimistön Enter-nappia tai Tampuurin Hae-painiketta.

Haun jälkeen Hakutulokset-kohtaan tulee dokumenttipankista löytyneet tiedostot. Uusin tiedosto -sarakkeesta voidaan tiedosto avata. Liite-sarakkeen edessä olevasta muokkauspainikkeesta voidaan muokata tiedoston nimeä ja muita tietoja. Sinisistä otsikoista hakutulos voidaan järjestää haluttuun järjestykseen.

Kohteiden dokumentit sekä kansiot

Dokumenttipankissa yhtiön nimeä klikkaamalla saadaan esille yhtiölle lisätyt tiedostot. Yhtiön alle voidaan laittaa suoraan tiedostoja mutta suositeltavaa olisi kuitenkin tallentaa tiedostot niille kuuluviin kansioihin.

Työkalurivin napit:

  • Lisää uusi kansio
  • Kansion muokkaus tai poisto
  • Kopioi/Siirrä kansioita ja liitteitä
  • Lisää uusi liite
  • Lisää yleinen liite
  • Raportti käyttöoikeuksista
  • Käyttöoikeuksien asettaminen
  • Synkronoi puu
  • Tulosta sivun tiedot

Uuden kansion lisääminen

Kohteen tai kansion alle voidaan lisätä uusia kansioita Lisää uusi kansio -nappia painamalla. Kansiolle annetaan uudessa ikkunassa nimi, jonka jälkeen Tallenna-nappia painamalla uusi kansio tallentuu kohteen tai valitun kansion alle.

Kansion lisäämisen jälkeen dokumenttipankin puu ei automaattisesti tunnista uutta kansiota vaan puu pitää ladata uudelleen Synkronoi puu -nappia painamalla. Tämän toiminnon jälkeen kansio ilmestyy sille varattuun paikkaan.

Kansion muokkaus tai poisto

Kansion nimen voi muokata Kansion muokkaus tai poisto -nappia painamalla. Nimi-kenttään syötetään uusi nimi ja Tallenna-nappia painamalla kansion nimi muuttuu toiseksi. Poista-nappia painamalla kansio taas voidaan poistaa kokonaan.

Kopioi/Siirrä kansioita ja liitteitä

Kopioi/Siirrä kansioita ja liitteitä -toiminnolla voidaan kansioita tai liitteitä kopioida tai siirtää toisiin kansioihin tai kohteisiin.

K Kansio
L Liite
T Tiedosto

Kopioinnissa yleensä merkitään K-, L- ja T-kohdat, jonka jälkeen valitaan kohde, johon kansio ja sen alla olevat liitteet kopioidaan. Jos pelkkä liite ja sen tiedostot halutaan kopioida, valitaan L ja T.

Kansioiden ja tiedostojen siirrossa valitaan ensiksi siirrettävä asia ja tämän jälkeen valitaan minne siirretään.
Kansio tai tiedosto siirretään joko jonkin kohteen juureen tai valittuun kansioon.

Valmis-nappia painamalla joko kopiointi- tai siirtotoimenpide toteutetaan.

Lisää uusi liite

Liitteen lisääminen yritykseen on ohjattu toiminto, jossa Seuraava- ja Edellinen-nappeja painamalla siirrytään vaiheesta toiseen. Ensimmäisessä vaiheessa lisättävälle tiedostolle annetaan nimi ja kuvaus, jonka jälkeen siirrytään seuraavaan vaiheeseen Seuraava-nappia painamalla.

Toisessa vaiheessa valitaan lisättävä liite Selaa-nappia (engl. Browse) painamalla. Lisättävä tiedosto haetaan joko omalta koneelta tai verkkolevyltä. Kun tiedosto on valittu, painetaan Lisää-nappia.  Lopuksi painetaan vielä Valmis-nappia ja liitteen lisääminen on valmis.

Liitteen muokkaaminen

Liitteen muokkaaminen avautuu listanäytöstä Muokkaa liitettä -nappia painamalla.

Tiedoston muokkaamisessa voidaan tiedostolle antaa uusi nimi tai lisätä uusi versio tiedostosta Lisää-nappia painamalla. Vanhan tiedoston nimeen saadaan tehtyä muutoksia painamalla tiedoston edessä olevaan muokkaa tiedoston nimeä -painiketta, jolloin käyttäjälle avautuu uuteen ikkunaan muokkaus ikkuna. Tiedostosta voidaan tehdä Etusivun työpöydällä uutinen Tee uutinen -nappia painamalla. Uutisen tekeminen on hyvä silloin kun uusia ohjeita on esimerkiksi lisätty dokumenttipankkiin ja niistä halutaan tiedottaa kaikkia käyttäjiä.

Tiedoston kokonaan poistaminen tapahtuu Poista-nappia painamalla. Tässä on hyvä huomioida se, että tiedosto poistetaan kokonaan ja jos tiedostoa ei ole omalla koneella, se häviää kokonaan.

Siirto kansiopuun kansioihin

Dokumenttipankin siirron mahdollistaminen Kansio-puun kansioihin

Versiossa T10 muutettu dokumenttienhallinnan kopioinnin/siirron, siirto-ominaisuutta siten, että mahdollistetaan liitteen/kansion kopiointi suoraan Kansiot-puun kansioihin.

Muutettu toimintaa siten, että jos Kohde, johon siirretään -valintaa ei ole (valinta on tyhjä) niin Minne siirretään -valintalaatikkoon tulee kaikki Kansiot-puun kohteet valittavaksi.

Valitaan dokumenttienhallinnan puusta kohde, jonka liitteitä haluat siirtää.

Kopioi/Siirrä kansioita ja liitteitä -ikkunan avauduttua, Siirto-välilehdellä pitäisi olla Kohde, johon siirretään ja Minne siirretään -kohdat esitäytettyinä.

Kun Kohde, johon siirretään -kohta tyhjennetään, Minne siirretään -kohtaan tulee kansiot puun Kansiot-kohdan alta. Tämän jälkeen pystytään siirtämään haluttuun kansioon liitteitä.

Liitteen massalisäämisen mahdollistaminen

Versiossa T9 mahdollistettu liitteiden lisääminen dokumenttipankkiin massana.

Versiossa T9 mahdollistettu zip-liitteen purkaminen automaattisesti omiksi liitteiksi.

Katso video liitteiden massalisäämisestä:

Liitteiden lisäyksessä virheilmoitus liian isosta tiedostosta

Versiossa T9 Tampuurin dokumenttipankin liitteiden lisäämiseen on lisätty virheilmoitusviesti, jos lisättävä liite on liian iso. Kokorajoitusta voidaan muuttaa Tampuurituen toimesta, oletuksen suurin sallittu koko on 10Mt.

Dokumenttien muokkaus

Ohjeet dokumenttien muokkaukseen löytyy täältä.