Isännöinti»Kokouskirjanpito
  • RSS Feed

Last modified on 6/28/2017 2:52 PM by User.

Kokouskirjanpito

Yleistä

Kokoustietojen ylläpito on Isännöinti -välilehden Kokouskirjanpito -osiossa. Kiinteistöt kokouksineen on jaoteltu oletusarvoisesti Kohderekisterin tavoin isännöitsijöittäin.

Kiinteistön kokoukset

Tietyn kiinteistön kaikki arkistoimattomat kokoukset saadaan esille valitsemalla isännöitsijäkansion alta halutun kiinteistön nimi. Kiinteistön kokoukset listautuvat selainikkunan oikeaan reunaan. Halutun kokouksen tiedot avautuvat kokouksen rivillä.

Painikkeet

Kokoukset -osiossa on erilaisia painikkeita, joiden avulla voidaan luoda uusia kokouksia, raportteja, muuttaa kokousasetuksia tai selata kokousarkistoa:

  • Lisää uusi kokous -painikkeesta avautuu Ohjattu kokouksen lisääminen -welho, jonka vaiheiden avulla luodaan uusi kokous halutulle kiinteistölle.
  • Lisää kohteelle kokouspalkkiot -painikkeesta avautuu Ohjattu kokouspalkkion lisääminen -welho, jonka vaiheiden avulla voidaan valita ne kiinteistön roolit, jotka saavat kokouspalkkiota.
  • Laskuta kokoukset -painikkeesta avautuu Ohjattu kokouksen laskutus -welho, jonka vaiheiden avulla laskutetaan kokouksille merkityt palkkiot.
  • Kokouksen yleiset asetukset -painikkeesta avautuu erillinen ikkuna, josta voidaan muuttaa kokousten asetuksia (alv- ja sosiaalikuluprosentteja, kokoustyyppejä ja kokouksen tehtäviä).
  • Luo kokouksen raportti -painikkeesta avautuu Kokousraporttien tulostus -welho, jonka avulla voidaan tulostaa erilaisia kokousraportteja halutulta aikaväliltä.
  • Tulosta sivun tiedot -painikkeen avulla voidaan tulostaa pääikkunassa esillä oleva kokousluettelo.
  • Kokousarkisto -painiketta painamalla avautuu listaus arkistoiduista kokouksista. Kokouksia voidaan arkistoida, jotta kokousluettelo pysyisi käytettävämpänä. Arkistossa on kaikki ne kokoukset, joiden tila on arkistoitu.

Kokouksen lisääminen

Uusi kokous luodaan painamalla Lisää uusi kokous -painiketta kokousten työkaluriviltä. Sovellus avaa Ohjattu kokouksen lisääminen -welhon. Welhon vaiheet ovat seuraavat:

1) Johdanto - yleisiä ohjeita kokouksen luomiseen.

2) Kiinteistön valitseminen - sovellus valitsee automaattisesti sen kiinteistön, jonka kohdalla oltiin kun Lisää uusi kokous -painiketta painettiin. Kiinteistöä voidaan kuitenkin vaihtaa painamalla 3/5 -vaiheessa Edellinen -painiketta. Kiinteistö voidaan valita Kohderekisterin kiinteistölistauksesta tai hakutoiminnon avulla.

3) Perustiedot-vaiheessa

  • valitaan kokoustyyppi (esim. yhtiökokous, hallituksen kokous)
  • syötetään kokoukselle Päivämäärä (muodossa pp.kk.vvvv, voidaan valita myös Valitse päivä -ikonista)
  • alku- ja loppuaika (kellon aika muodossa 18:55, voidaan valita myös Valitse aika -ikonista)
  • kokouksen tila (esimerkisi sovittu tai kokous pidetty)
  • kokouksen lisätiedot

4) Kiinteistön osapuolet -vaiheessa valitaan kiinteistön osapuolista ne, jotka ovat osallistuneet tai osallistuvat kokoukseen.

5) Muut osapuolet -vaiheessa voidaan valita kokoukselle kiinteistön ulkopuolisia osallistujia (esim. tekninen isännöitsijä tai hallituksen entinen jäsen).

Kokouksen luominen voidaan lopettaa jo Perustiedot -vaiheen (vaihe 3/5) jälkeen painamalla Valmis -painiketta. Kun painiketta on painettu, avaa sovellus uuden kokouksen muokattavaksi. Tällöin kokoukselle voidaan lisätä liitteitä, lähetyksiä tai tehtäviä sekä muokata syötettyjä tietoja.

Kokouksen muokkaaminen

Kokous voidaan avata muokattavaksi painamalla kokousluettelosta halutun kokouksen rivillä olevaa Muokkaa kokousta -ikonia. Sovellus avaa kokouksen tiedot erilliseen selainikkunaan Kokouksen muokkaaminen.

Kokouksen tiedot on jaettu kuuteen eri välilehteen:

  • Perustiedot
  • Tehtävät
  • Osapuolet
  • Liitteet
  • Lähetykset
  • Loki

Huom! On muistettava tallentaa tehdyt muutokset painamalla Tallenna -painiketta. Mikäli ei haluta tallentaa muutoksia, painetaan Sulje.

Kokouspalkkiot

Kiinteistön kokouspalkkiot on listattuna Kokospalkkiot -välilehdelle, joka näkyy pääikkunassa kun käyttäjä on valinnut haluamansa kiinteistön kokousluettelon. Listattuna on kaikki ne roolit, joille on määritelty kokouspalkkio valitussa kiinteistössä.

Kokouspalkkioihin liittyy Perustuntiraja, jonka ylimenevältä osalta kokouksen osapuoli saa Lisäpalkkio -sarakkeeseen merkittyä palkkiota. Perustuntiraja tallennetaan muutoksen jälkeen tekstikentän vieressä olevan Tallenna perustuntiraja -painikkeen avulla.

Uusia kokouspalkkiorooleja voidaan määritellä valitsemalla perusikkunan työkaluriviltä Lisää kohteelle kokouspalkkiot -painike. Avautuvassa welhossa valitaan ne roolit, joille palkkio halutaan määrittää sekä syötetään valituille rooleille kokouspalkkio (euroina). Rooleille voidaan antaa Peruspalkkio ja haluttaessa Lisäpalkkio, jonka osapuoli saa, mikäli kokouksen kesto ylittää Perustuntirajan.

Kokospalkkiota voidaan muokata valitsemalla halutun palkkion rivin edessä oleva Muokkaa kokouspalkkiota -ikoni. Valittu kokouspalkkio avautuu muokattavaksi. Muutokset tallennetaan Tallenna -painiketta painamalla.

Kokousten laskutus

Kokoukset laskutetaan Laskuta kokoukset -painiketta painamalla avautuvan Ohjattu kokouksen laskutus -welhon avulla.

Huom! Sovellus laskuttaa vain ne kokouksen, joiden tilaksi on valittu valmis. Tällä hetkellä Ohjattu kokouksen
laskutus
-welho laskuttaa kaikki kokouksen osapuolet. Erillistä roolivalintaa ei voi tehdä.

Ohjattu kokouksen laskutus -welhossa on seuraavat vaiheet:

  1. Johdanto -vaiheessa on yleisiä ohjeita kokouksen laskutukselle.
  2. Kiinteistön valinta. Welho hyppää kohdan yli automaattisesti ja valinta kohdistuu siihen kiinteistöön jonka kohdalla oltiin kun Laskuta kokoukset -painiketta painettiin. Vaiheeseen voidaan kuitenkin palata valitsemalla vaiheessa 3/4 Edellinen-painike.
  3. Kokousten valitseminen. Welho listaa kaikki valittujen kiinteistöjen kokoukset, joiden tila on valmis. Listalta valitaan kokoukset valintaruutujen avulla.
  4. Tulosteiden valinta -vaiheessa valitaan laskutuksen yhteydessä haluttavat tulosteet ja voidaan tarvittessa muuttaa sosiaalikulu- ja alv -prosentteja. Laskuta -painiketta painamalla sovellus laskuttaa halutut kokoukset ja tulostaa valitut tulosteet erillisiin ikkunoihin. Tulosteet voidaan tarvittaessa myös uudelleen tulostaa pääikkunassa olevan Luo kokouksen raportti -painikkeen avulla

Kokouksen raportit

Kokouksiin liittyviä raportteja voidaan tulostaa valitsemalla pääikkunasta Luo kokouksen raportti -painike.

  1. Sovellus avaa Kokousraporttien tulostus -welhon, jossa voidaan valita Raporttien aikaväli. Aikaväli voidaan valita myös kalenteri -ikoneiden avulla.
  2. Welhossa valitaan ne kiinteistöt, joihin raporttien tulostus halutaan kohdistaa. Sovellus tuo näytölle automaattisesti sen kiinteistön, jonka kohdalla oltiin kun painettiin Luo kokouksen raportti -painiketta.
  3. Kokousten valitseminen -vaiheessa valitaan halutut kokoukset. Ikkunaan on listattu valittujen kiinteistöjen ne kokoukset, joiden tila on valmis tai laskutettu.
  4. Tulosteiden valinta -vaiheessa valitaan ne raportit, jotka halutaan tulostaa.
  5. Kun Tulosta -painiketta painetaan, sovellus laskuttaa ne kokoukset, joita ei oltu vielä laskutettu ja luo halutut tulosteet erillisiin ikkunoihin.

Huom!
Tällä hetkellä raporttien tulostusvaiheessa laskutetaan kaikki kokouksen osapuolet, eikä erillistä roolivalintaa voida tehdä.

Kokousarkisto

Kokoushistoria

Pääikkunan työkalurivin Kokoushistoria -painiketta painamalla sovellus listaa näytölle kaikki ne kokoukset, joiden tila on arkistoitu. Käyttäjä voi poistaa näytettävästä kokousluettelosta vanhat kokoukset muuttamalla tilaa ja näin lyhentää luetteloa.

Tulosteet

Sovelluksen avulla voidaan luoda erilaisia tulosteita. Tulosteiden luominen on mahdollista Isännöinti -välilehden Tulosteet -osiossa. Tulosteet on jaettu kolmeen eri ryhmään: tarrat, kiinteistötiedot ja osapuoliluettelot. Tulosteille voidaan valita päivämäärä, jota tulostettava tilanne koskee.

Tarrat

Tarrat -osiossa voidaan luoda osoitetarroja sovellukseen tallennetuista henkilöosapuolista tai yrityksistä. Tarrat voidaan tulostaa joko yksitäisinä erilliselle tarratulostimelle tai A4 -kokoisena tulosteena.

Kiinteistöjen osapuolitarrat
Kiinteistöjen osapuolitarrat -valinnan avulla voidaan valita kiinteistöt ja roolit, joiden osapuolien osoitetiedot tulostetaan tarroille.

Osakastarrat
Valinta tulostaa osapuolien edustajien tiedot tarroille. Tämä valinta tullaan muuttamaan postitusryhmäksi, jota käyttäjä voi muokata vapaasti.

Yksittäinen osapuoli- tai yritystarra
Valinta tulostaa yksittäisen henkilöosapuolen tai yrityksen tiedot tarralle.

Osapuoliluettelot

Kiinteistöjen osapuolet
Valinta tulostaa valittujen kiinteistöjen ja roolien edustajien yhteystietoluettelon.

Osakasluettelo
Tulostaa postitusryhmän yhteystiedot luettelona.

Kaupparekisterimuutoksen yhteystietoliite
Tulostaa valitun kiinteistön halutut roolit yhteystietoluetteloon, jota voidaan käyttää kaupparekisterimuutoksen liitteenä.