Asiakaspalvelu»Asiakaspalvelun muutoksia vers…
  • RSS Feed

Last modified on 12/2/2016 8:35 AM by User.

Asiakaspalvelun muutoksia versiossa 9.1

Tässä artikkelissa on listattu asiakaspalvelun muutoksia Tampuurin versiossa 9.1.

Tehtävän lisääminen työjonoon sopimukselta

Versiossa T9.1 asiakaspalveluun on lisätty työjonotoiminnallisuus. Työjonoon voidaan jatkossa lisätä tehtäviä erilaisissa asiakaspalvelun/reskontran tilanteissa, tyypillisesti siten, että tehtävä osoitetaan toiselle henkilölle tai osastolle. Versiossa T9.1 tehtävän voi lisätä sopimuslomakkeelta.

Sopimuslomakkeen painikkeella Lisää tehtävä aukeaa ikkuna, jossa valitaan tehtäväluokka (vakuudet/ennakot/sopimukset) sekä tehtävän tyyppi (vakuuden palautus/vakuuden siirto/ennakon palautus/ennakon siirto/sopimustietojen muutos). Lisäksi tehtävään voi kirjoittaa vapaan kuvauksen lisätietokenttään. 

Tehtävään voi kytkeä myös toisen sopimuksen, johon tehtävä liittyy, esimerkiksi vakuuden siirto -tehtävätyypissä. Työjononäkymässä tehtävät luokitellaan kolmeen ryhmään: avoimet, kuitatut sekä hylätyt. Hakuehtoihin voi antaa myös tehtäväluokan tai tehtävätyypien sekä tehtävän luontipäivän aikavälin.

Tehtävän lisääminen työjonoon vakuuskäsittelystä

Tehtävän lisääminen työjonoon onnistuu myös sopimuslomakkeen Vakuudet-välilehdeltä.

Painikkeella avautuu uuden tehtävälisäysikkuna kuten yllä.

Tehtävän saa auki rivin alussa olevalla muokkauspainikkeella. Käsittelyikkunassa on linkit tehtävään kytkettyjen sopimusten perustietoihin, vakuustietoihin sekä valvontaruutuun. Käsittelyn yhteydessä on mahdollista kirjoittaa toimenpiteen kommentit talteen tehtävälle.

Lopuksi tehtävä merkataan käsitellyksi joko kuittaamalla tai hylkäämällä.

E-lasku

E-laskun tarkistuslista

Parannettu luettavuutta lisäämällä raportin yläosaan kooste niistä virheistä, jotka kaatavat ajon ja lisätty raportilla olevasta yhtiön nimestä suora linkki yhtiöasetuksiin.

Huomio- ja Virhe-tekstit korvaavat aiemmin käytössä olleen *-merkin, joka oli vaikea havaita raportilta.

E-laskun tarkastuslista löytyy Tampuurista Asiakaspalvelu-välilehdeltä, E-lasku-toiminnosta, työpöydän palkissa olevan työkalukuvakeen takaa.

Kohde/alakohde statuskäsittely

Toiminnolla mahdollistetaan statusten käsittely esim. huoneisto-huone akselilla. Asiakaspalvelu voi käsitellä kohteiden statuksia käsittelyn ylläpitoon syötettyjen sääntöjen mukaan. Sääntöjen ylläpito löytyy sopimuslistauksesta.

  • Lähde = Sopimuksella olevan kohteen tyyppi, säännön laukaiseva kohdetyyppi.
  • Lähde status = Sopimuksella olevan kohteen status.
  • Lähde prioriteetti = Säännön prioriteetti.
    • Esim. Huoneiston alla on 3 huonetta, joista kaksi on sopimuksella ja yksi on tarjottu. Tarjouksen vanhentuessa/hylkäyksessä huoneiston status vaihtuisi vapaaksi ellei huoneen Sopimuksella -statuksella ole korkeinta lähdeprioriteettia kyseiselle lähdetyypille.
  • Kohde = Kohteen tyyppi, johon sääntö vaikuttaa.
  • Kohde status = Status, joka asetetaan säännön vaikutuksen kohteelle.
  • Onko kohde ylemmällä tasolla kuin lähde kohderekisterissä = Onko kyseessä sopimuksen kohteen parent, johon sääntö vaikuttaa.
    • Esim. sopimus on tehty huoneelle, tällöin säännössä on lähteenä huone, kohteena huoneisto ja Onko kohde ylemmällä tasolla kuin lähde kohderekisterissä pitää olla valittuna.
  • Vie vapautumispvm kohteelle = Viedäänkö kohteelle vapautumispvm. Esim. huoneilta huoneistolle päivitettäessä etsitään suurin päivä ja viedään se.
  • Tyhjennä vapautumispvm kohteelta = Tyhjennetäänkö vapautumispvm kohteelta.

Ylläolevilla säännöillä pyritään luomaan tilanne, jossa huoneiston-huoneiden statukset ovat ajan tasalla riippuen sopimus/tarjous tilanteesta.

Käsittely on tehty myös statusyöajoon joka vaihtelee seuraavasti statuksia:

  • Sopimuksen päättyesssä (=vapautuvasta vapaaksi)
    • Tarkistetaan, että muut alakohteet (= esim. huoneet) ovat vapaita, jotta voidaan kääntää parentin status myös vapaaksi.
    • Päättyvän sopimuksen kohteen alakohteiden statuksen vaihto. Alakohteiden pitää olla myös vapautumassa.
  • Vapautumassa olevien alakohteiden statuksen päivitys vapaaksi.
    • Koskee kohteita, jotka on käännetty vapautuviksi parentin toimesta ja joista yhteen on tehty tarjous/sopimus. Nämä vapautuvat pysyvät vapautumassa olevina, ellei niitä tässä vapauteta, koska niissä ei ole päättyvää sopimusta. Tutkitaan kylmästi onko kohteelle määritelty parentkäsittely (= Onko kohde ylemmällä tasolla kuin lähde kohderekisterissä -valinta ylläpidossa) ja että käsillä oleva kohde on vapautumassa ja vapautumispvm on nyt.
  • Päivitetään kohteiden status tarjotusta vapaaksi / vapautuvaksi
    • Tarjouksen kohteen alakohteet päivittyvät samalle statukselle / vapautumispäivälle.
    • Tutkitaan millä statuksella muut alakohteet ovat kun tarjouksen kohteena on alakohde, esim. huone. Vaihdetaan huoneistolle sääntöjen mukaan status. Prioriteetti on tässä määräävänä tekijänä.

Toiminnosta löytyy myös statusten lisäys:

Reskontra

Ennakoiden palautuskirje

Asiakkaille tulostettava kirje sisällä olevien ennakoiden palautuksesta. Kirjeen dokumenttipohjat (suomi, ruotsi, englanti) sijaitsee dokumenttipankissa Ennakon palautus -kategorian alla, jossa niitä voi muokata.

Toiminnon sijainti: AsiakaspalveluReskontraEnnakoiden palautus - viestintä

Maksukehoituksen poistosta merkintä kantaan

Lisätty tavoitelokiin merkintä perintäkulun poistosta sille kaudelle, jolla perintäkulu oli tavoitteena ja ASPA_SOPIMUSLOKIIN merkintä maksukehotuksen poistosta sille päivälle jolloin poistettu.

Vakuuslaskun tekstiasemointi

Tarkistettu lähettäjän tietojen asettelu pidemmillä nimillä, että rivittyy oikein. Vakuuslaskulle haetaan ensisijaisesti osapuolelta laskutusosoitetta. Jos laskutusosoitetta ei löydy, käytetään osapuolen normaalia osoitetta.

Osapuolten massayhdistely

Osapuolten massayhdistely on asetettu oman käyttöoikeuden taakse, joten sen saa asetuksella piiloon eri käyttäjärooleilta.
Osapuolen massayhdistämistyökalussa näkyy nyt sarake, jossa kerrotaan onko osapuolelle luotu käyttäjätunnus.

Saamiserittely laskukohtaisesti

Lisätty uusi raportti Saamiserittely jossa eritellään saamiset velkaerittelyn tavoin.

Toiminnon sijainti: AsiakaspalveluRaportointiReskontra → valitaan kohdepuusta → syötetään aikajakso > avataan Saamiserittely-raportti

Raportti avautuu ja siinä näkyy asiakkaiden saamiset laskukohtaisesti.

Laskun numerot, eräpäivät, saatavan avoin summa ja yhteenveto asiakkaittain sekä yhteenveto koko yhtiö saamissummasta tulevat mukaan.

Kuvaliitteissä on kuvattu yhden asiakassopimuksen tilannetta. Kuvissa näkyy että sama saamissumma on siirtynyt raporttiin.
Viimeisessä kuvassa näkyy tilanne jossa on suoritettu maksu avoimesta saldosta, sama tieto päivity myös raporttiin.

Hallinnointipalvelu

Kohteelle on mahdollista ottaa käyttöön hallintointipalvelu, jonka avulla voidaan raportoida palvelun piirissä olevia kohteita asiakkaan sekä palvelutuottajan näkökulmasta. Uusi asiakkuus luodaan Tampuuriin uutena omistajana eli yhtiöasetukset tulevat asiakkuuden mukaisina. Yhtiöasetusten uudet kentät:

  • Hallinnointipalvelukohde (True/False)
  • HallinnointipalvelunVastakirjauksetIBANTili  (IBAN-tilinumero)
  • HallinnointipalvelunTilityksenIBANTili (asiakkuuden palautuksille oletustili)

Vastakirjauksille luodaan tampuuriin oma rahatili, jonne järjestelmä kirjaa vuokrasopimukselta tehtäville omistajan palautuksille vastakirjaukset.

Toiminta:

Vuokralaisen sopimukselta tehtävät tilitykset huoneiston omistajalle tehdään valvontaruudulta maksupalautusjonon kautta.

 

  • Kohteen nimen perässä oleva huutomerkki kertoo, että kohde on hallinnointipalvelun kohde.
  • Saajan tili voidaan noutaa nuolella yhtiöasetuksiin tallennetusta (HallinnointipalvelunTilityksenIBANTili), eli tarkoituksena on tallentaa huoneiston omistajan tili yhtiöasetuksiin helpottamaan tilityksiä.
  • Itse hallinnointipalvelun tilitys tehdään omalla painikkeellaan, jolloin Tampuuri luo reskontrasaldon säilyttämiseksi suoritustauluun automaattisen vastakirjauksen asetuksen mukaiselle rahatilille.

Palautuksen jälkeen valvontaruudun suoritukset ikkunasta löytyy palautuskirjaus sekä sen vastakirjaus suoritukset-ikkunasta.

Näin reskontran saldo pysyy ajantasalla ja asiakkuudelle tehty tilitys kohdistuu sopimukselle. 

Hallinnointipalvelun raportti

Reskontran yleisiin asetuksiin lisätään hallinnointipalvelun raportilla huomioitava puskuri, asetuksen nimi on HallinnointipalvelunPuskuriSumma.

Hallinnointipalvelun raportti löytyy osiosta Muut raportit.

Raportti listaa saapuneet suoritukset sopimuksittain puuvalinnan mukaan sekä hallinnointipalvelun asiakkuudelle palautetut tilitykset. Raportille lasketaan huoneistokohtainen saldo sekä koko raportin saldo. Raportin saldoon huomioidaan yleisiin asetuksiin viety puskurin määrä, esimerkkikuvassa siis 10 000€. Esimerkkikuvassa palvelussa mukana olleen vuokralaisen suoritukset ovat omistajalle tehtyjen tilitysten kanssa yhtäsuuria, joten palveluntuottajan puskuria ei kulu.

Perintäliittymä

Ehdokaslista

Ehdokaslistan esitarkastus versiossa T8.2 ehdokaslistalle tuotiin parannetut virheilmoitukset tilanteissa missä suoritusta oli ylikohdistettu, tavoitteeseen oli ylikohdistettu tai korvamerkkaus oli tehty tavoitteeseen joka erääntyy tilannepäivää myöhemmin. Versioon T9.1 ehdokaslistalle on lisätty Tarkasta-nappi, jolla voi tarkastaa henkilökortilta puutteellisia tietoja:

  • puuttuva hetu
  • puuttuva etunimi
  • puuttuva sukunimi
  • puuttuva osoite/postinumero/postitoimipaikka

Tuloksena näytetään varoitus puuttuvista tiedoista, henkilön kuvakkeella pääsee muokkaamaan henkilökortin puuttuvat tiedot.

"Perintään viedyt" -raportti

Raportin logiikkaa on tarkennettu vastaamaan Lindorffin kuittaussähköpostin sisältöä, erittelee summat ja sopimusmäärät samalla tavoin jatkossa.

"Perinnässä oleva saldo" -raportti

Raportti laskee perinnässä-täpällisten tavoitteiden korvamerkkaamattoman saldon raportille sopimuksittain. Omassa osiossa eritellään jos perinnässä oleva tavoite on kirjattu luottotappioksi.

Suoramaksu-termi on perinnän yhteydessä korvattu termillä "Ohimaksu"

Ohimaksulla tarkoitetaan suoritusta joka tulee suoraan kiinteistöomistajalle sopimusosapuolen ollessa siirrettynä perintätoimistoon perittäväksi, perintätoimistohan haluaa maksettavan itselleen. Aiempi termi suoramaksu on nykyisin käytössä maksuliikenteessa, joten käyttöön termi ohimaksu.

Perintäsiirron peruutus

Perintälokiin on lisätty tavoitekohtaisesti toiminto, jolla voi poistaa kyseisen tavoitteen perinnästä. Käytännössä poistaa kyseisen lokirivin, kyseisen tavoitteen Perinnässä-täpän sekä tavoitteen kohdistuksen eston.

Poiston jälkeen käyttäjän on mahdollista ajaa uusinta-aineisto tarvittaessa. 

Ohimaksujen lähettäminen valinnan mukaan

Aiemmissa versioissa Ohimaksuiksi tulkitut suoritukset on listattu käyttöliittymään omille riveilleen, mutta yksittäista maksua valittaessa mukaan tuli aina kaikki saman sopimusosapuolen suoritukset. T9.1-versiossa lähetetään rastilla valitut rivit.

Ohimaksujen kohdistus kansiotasolta

Ohimaksuja voi kohdistaa jatkossa kansiotasolta, aiemmissa versioissa kohdistus käsitteli ohimaksut vain jos puusta oli valittuna kustannuspaikka,