Etusivu»Osakerekisterin osakaspostitus
  • RSS Feed

Last modified on 5/9/2019 2:42 PM by User.

Osakerekisterin osakaspostitus

Osakerekisterin osakaspostitus

Osakaspostitus on maksullinen erikseen hankittava moduli versiosta T10.1 alkaen. Halutessasi osakaspostituksen käyttöön, ole yhteydessä myyntiin.

Osakaspostituksen teko alkaa tampuurissa osakerekisterissä yhtiön osakerekisteristä.

Klikkaamalla ”Viestintä” painiketta ohjelma avaa uuden välilehden missä käynnistetään osakaspostituksen luonti.

Vastaanottajat

-       vastaanottajiksi tuodaan kohteella osakerekisteristä löytyvät osakkaat. Lähetystoiminto yhdistelee osakkaat yhdeksi lähetysriviksi mikäli vastaanottajilla (esim. puolisot) on merkki merkiltä sama postiosoite henkilö-/yrityskortin tiedoissa. Henkilön/yrityksen nimi toimii linkkinä henkilö-/yrityskortin tietoihin ja nuolipainikkeella voi päivittää listan tilanteen.

-     jos kahden osakkaan osoitteet ovat merkilleen samat niin toiminto yhdistää heistä yhden kirjekuoren (ipost) lähetykseen. Molemmille menee sähköpostiviesti jos osoitteet on kunnossa.

       

-       vastaanottotavaksi ohjelma osaa ehdottaa sähköpostia silloin kun henkilö on ilmoittanut ottavansa yhtiökokouskutsun vastaan sähköpostilla. Tätä varten henkilökortille perustetaan uusi kenttä ”Viralliset asiakirjat sähköpostilla” mihin tieto tallennetaan:

       

-       sarakeotsikon valinnat toimivat monivalintoina, puutteellisiin/puuttuviin sähköposti-osoitteisiin ohjelma ei anna lähettää sähköpostia. Jos osakas on ilmoittautunut virallisten asiakirjojen vastaanottotavaksi sähköpostin ohjelma ehdottaa vain sähköpostia.

Yksittäisen vastaanottajan osoitteena käytetään oletuksena laskutusosoitetta, jos sellainen on henkilökortille tallennettu. Muutoin kirje lähetetään kotiosoitteeseen.

-       riviltä löytävällä ”Vaihda” painikkeella voi vaihtaa vastaanottajakohtaisesti käytetyn osoitteen laskutusosoitteen ja kotiosoitteen välillä. Vaihda -painikkeen perässä näytetään kumpaan osoitteeseen viesti on kulloinkin lähdössä, oletuksena laskutusosoite on voimassa jos sellainen löytyy. Tässä yhteydessä listausjärjestys saattaa muuttua koska listalla vastaanottajat ovat katuosoitteen mukaisessa järjestyksessä.

-       ”Poista rivi” painikkeella voi lähetyksestä poistaa koko vastaanottajan

-        vastaanottajaluettelon lopussa näytetään yhteenveto kappalemääristä:

      

Liitteiden valinta

Liitteiden valinnasta:
    - selaamalla omalta koneelta PDF tai Word-muotoisia tiedostoja
    - vastaanottajan esikatselu sekä itse lähetystoiminto osaavat yhdistää nämä yhdeksi pdf-tiedostoksi lähetykseen
    - tiedostojen järjestystä voi muuttaa lähetyksen yhteydessä rivillä olevien nuolinäppäinten avulla.
    - 'Esikatsele koko aineisto' -painikkeen avulla voi esikatsella liitteitä.

Julkaiseminen

Liitteiksi lisätyt tiedostot voidaan tallentaa yhtenä PDF-tiedostona haluttuun dokumenttipankin kansioon talteen julkaisua varten. Kansiovalintaan pääsee klikkaamalla ”valitse kansio”.

Kansiot asiakkaan dokumenttipankin rakenteen mukaan yhtiön alta valittuna.

iPost-lähettäjätiedot

iPost-lähettäjätiedot -osion lähettäjätiedoiksi haetaan tiedot kohteelta, 'Isännöitsijätoimisto' -roolilla olevan yrityksen yhteystiedoista. Mikäli kohteella ei ole tuolla roolilla osapuolta, haetaan tiedot seuraavista reskontran yleisistä asetuksista:

iPost_XML_YritysNimi
iPost_XML_YritysOsoite
iPost_XML_YritysPostinumero
iPost_XML_YritysPostitoimipaikka
iPost_XML_info (tämä tieto menee Yhteyshenkilö -kenttään)

Yhteyshenkilö -kenttään tulee kirjata sen henkilön yhteystiedot johon operaattori voi ottaa yhteyttä mahdollisten operaattorin lähetysongelmien selvittämiseksi. Yhteyshenkilö -kenttään voidaan aina lähetyskohtaisesti muuttaa/lisätä käyttäjän haluamat tiedot.

                   

Viestit

Viestit -osiossa kirjoitetaan sähköpostiviesti joka sähköpostivastaanottajille halutaan lähettää.

Arkistointi

-          tehdyn lähetyksen tiedot viedään tampuurin yhteydenottotyökaluun (asiakaspalvelun työpöytä)

Lähetetty sähköposti/ipost-kirje näytetään myös yhteydenottohaussa hakutuloksena:

Yhteydenoton tiedot:

       -          sähköpostiviestin tiedot tallennetaan kaikille vastaanottajille yhteydenottotyökaluun
-          pdf-tiedostoa ei tällä hetkellä viedä yhteydenoton liitteeksi.

          

Aineiston siirto operaattorille

-          aineisto menee tampuuriin määriteltyyn ipost-kansioon .zip -tiedostona
       sftp-automaatilla siirto operaattorille jatkokäsittelyyn.
-          aineistoa ei tällä hetkellä saa auki käyttöliittymästä
-
        aineistoon viedään laskutustietoina operaattorin raportointa varten:

  • taloyhtiön tunnus
  • taloyhtiön nimi
  • kohteelle kytketyn isännöitsijatoimiston nimi
  • lähettävän tampuuritilin nimi

Operaattori voi näistä tiedoista koostaa asiakkaan haluamaa laskutusdataa. 

iPostia ja iPost-aineistoa koskevat ohjeet löytyvät täältä.