Asiakaspalvelu»Yhteydenotto
  • RSS Feed

Last modified on 7/13/2017 2:29 PM by User.

Yhteydenotto

Yhteydenottojonoa voi suodattaa myös käsittelijä-tiedolla.

Yhteydenotto -työkalu

Yhteydenotto –työkalu on osapuolen yhteydenottojen tietojen tallennukseen tarkoitettu työkalu, jolla voidaan lisätä sekä osapuolilta saapuneita, että osapuolille lähetettyjä yhteydenottoja. Työkalulla voi myös ottaa yhteyttä suoraan joko sähköpostiin tai tekstiviestillä, riippuen Tampuuriin ostetuista palveluista.

Selvitys termistä pääyhteydenotto: pääyhteydenotolla tarkoitetaan ensimmäistä yhteydenottoa, jonka alle kerätään molempiin suuntiin (eli asiakkaalta/asukkaalta Tampuurin käyttäjälle ja toisin päin) liikkuvat ja samaan aiheeseen liittyvät yhteydenotot.

Osapuolen valinta

Aloitetaan suorittamalla henkilö-/yrityshaku. Kun halutut tiedot on annettu, klikataan Hae-nappulaa (Huom. sivulla on kaksi eri Hae-nappulaa, henkilö- tai yrityshakua suorittaessa käytetään nuolen osoittamaa).

Kun haku on suoritettu, valitaan haluttu osapuoli aktiiviseksi (suoritetut toiminnot kohdistuvat aktiiviseen osapuoleen) klikkaamalla. Aktiivinen osapuoli näkyy tummennetulla rivillä.

Pääyhteydenoton lisääminen

Tätä toimintoa käytetään jokaisen eri aiheen/tapauksen ensimmäiseen yhteydenottoon. Luodusta yhteydenotosta tulee aiheen Pääyhteydenotto, jonka alle kerätään uudet samaa aihetta koskevat yhteydenotot viestiketjuksi.

Aloitetaan pääyhteydenoton luominen valitsemalla henkilöhaun tuloksista oikea osapuoli aktiiviseksi (aktiivinen osapuoli näkyy tummennetulla taustalla). Tämän jälkeen valitaan joko Lisää yhteydenotto, eli valitulta osapuolelta tullut yhteydenotto tai Ota yhteyttä, eli valitulle osapuolelle mennyt/menevä yhteydenotto.

Jos valitaan Lisää yhteydenotto, valitaan ensiksi yhteydenottotapa. Lähteeksi lisätään yhteydenottotavasta riippuen, esimerkiksi lähettäjän sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Aihe-kenttään lisätään aihetta kuvaava teksti. Yhteydenoton luokittelu saadaan asetettua painamalla laatikossa olevaa, alaspäin osoittavaa nuolenkärkeä, joka avaa pudotuslaatikon eri luokittelu vaihtoehdoista. Viesti kenttään kirjoitetaan yhteydenoton sisältö.

Yhteydenottoon voidaan lisäksi laittaa liitteeksi oleellisia tiedostoja. Tiedosto haetaan koneelta Selaa…-nappulaa painamalla ja lopulta liittämällä tiedostot Liitä yhteydenottoon­-nappulaa klikkaamalla. Lopuksi klikataan Tallenna-nappulaa.

Yhteydenotolle voidaan valita käsittelijä klikkaamalla Valitse käsittelijä-nappulaa. Tämän jälkeen suoritetaan haku ja valitaan käsittelijä klikkaamalla halutun osapuolen rivin lopussa olevaa Valitse-nappulaa.  Valitulla osapuolella tulee olla käyttäjätunnus (Jos käyttäjätunnusta ei ole, Tampuuri antaa virheilmoituksen).

Jos valitaan Ota yhteyttä, täytetään kenttiin samat tiedot kuin Lisää yhteydenoton kenttiin, mutta huomioon otetaan roolien (lähde ja vastaanottaja) vastakkaisuus verrattuna Lisää yhteydenotto-osioon.

Viestiketju – Yhteydenoton lisääminen

Pääyhteydenoton viestiketjuun voidaan lisätä yhteydenotto. Yhden aiheen pääyhteydenotto ja siihen viestiketjuun lisätty yhteydenotto näkyvät alla olevan kuvan tavoin, yhteen niputettuina.

Kun haluttu osapuoli on valittu aktiiviseksi, suoritetaan ensin haku niin, että haun suodattimeksi on valittuna Yhteydenotot. Kun haluttu osapuoli on valittu aktiiviseksi ja suodattimeksi on valittu Yhteydenotot, klikataan Hae-nappulaa.

Tuloksena löydetyistä yhteydenotoista klikataan halutun pääyhteydenoton Muokkaa -nappulaa, joka avaa uuden Yhteydenotto-ikkunan.

Yhteydenotto-ikkunassa siirrytään Viestiketju-välilehdelle. Välilehdeltä valitaan klikkaamalla, joko Lisää viestikenttään yhteydenotto  tai Vastaa viestiketjuun . Esimerkki tapauksessa, jossa yhteydenotto tapahtuu asiakkaan ja yritystä edustavan Tampuurin käyttäjän välillä, valitaan asiakkaan tekemän yhteydenoton yhteydessä Lisää viestikenttään yhteydenotto  ja Tampuurin käyttäjän suorittaman yhteydenoton kanssa Vastaa viestiketjuun .

Pääyhteydenoton tilaa voidaan muuttaa klikkaamalla alareunan Merkitse lukemattomaksi ja Merkitse käsitellyksi-nappuloita.

Yhteydenotto-välilehdelle täytetään tiedot samalla tavalla kuin pääyhteydenottoa luodessa. Kun painetaan Tallenna-nappulaa, uuden aiheen pääyhteydenoton luonnin sijaan, tallennettu yhteydenotto siirtyy kyseisen pääyhteydenoton viestiketjuun.

Pääyhteydenotot ja niihin kuuluvat viestiketjut näkyvät alla olevalla tavalla Yhteydenotto haussa. Pääyhteydenoton alle tulee uusi Viestiketju-otsikko, jonka alla näytetään siihen kuuluva viestiketju, eli yhteydenotot. Viestiketju listataan aikaperusteiseen järjestykseen, niin että uusin yhteydenotto näkyy ylimpänä.

Olemassa olevaa viestiketjua voidaan tarkastella ja muokata Viestiketju-välilehdellä. Lisätyt yhteydenotot näkyvät alla olevan kuvan tavoin. Yksittäistä viestiketjussa olevaa yhteydenottoa pääsee muokkaamaan klikkaamalla Muokkaa -nappulaa.

Yhteydenottojen haku

Osapuolikohtaiset yhteydenotot saadaan haettua käyttämällä Asiakaspalvelu / Työpöytä-näkymän alareunan hakutoimintoa. Valitaan valintalaatikoista ainoastaan Yhteydenotot, jonka jälkeen klikataan Hae-nappulaa (Huom. haun kohteena on henkilö-/yrityshaun tuloksista valittu aktiivinen osapuoli).

Kun haku suoritetaan tulevat yhteydenotot näkyviin hakutoiminnon alapuolelle.

Alla olevassa kuvassa on tehty samasta aiheesta kaksi eri pääyhteydenottoa. Tämä tapa on vertailua varten esiteltynä, vaikka sen käyttö ei ole suotavaa.

Yhteydenotot järjestäytyvät aikaperusteisesti, uusin ylimpänä. Jos yhteydenotot luodaan ilman, että niitä asetetaan viestiketjuun, on yhteydenottojen tehokas selaaminen selkeästi hankalampaa. Tässä tapauksessa kaikki yhteydenotot ja pääyhteydenotot olisivat listattuna aikaperusteisesti ilman, että ne olisivat niputettuina aiheen ja viestiketjun perusteella. Kyseisessä tilanteessa jouduttaisiin aiheen lisäksi pitämään silmällä aikaleimaa.

Alla olevassa kuvassa on hyvä esimerkki siitä, miten yhteydenotot näkyvät selkeämmin. Kuvasta nähdään, miten pääyhteydenotolle on viestiketjuun lisättynä yhteydenotto, sen sijaan että olisi luotu samasta aiheesta uusi pääyhteydenotto (ohjeet ylempänä sivulla otsikolla: Viestiketju - Yhteydenoton lisääminen). Tätä tapaa noudattaen, nähdään selkeämmin pääyhteydenotto ja sen alla samaan aiheeseen liittyvät yhteydenotot viestiketjuun listattuna.

Vastaaminen, muokkaaminen ja poistaminen

Työpöytä-toiminnon kautta Yhteydenotto-ikkuna avataan painamalla halutun yhteydenoton kohdalla Muokkaa -nappulaa.

Yhteydenotot-välilehdellä voidaan vastata yhteydenottoihin. Lisäksi yhteydenottoja voidaan poistaa ja muokata.

Yhteydenottoon voidaan vastata painamalla Vastaa viestiin -nappulaa, joka avaa uuden Yhteydenotto-ikkunan. Vastaus voidaan lisätä myös Viestiketju-välilehden Vastaa viestiketjuun -nappulalla.

Yksittäistä yhteydenottoa pääsee muokkaamaan klikkaamalla Muokkaa -nappulaa.

Viestiketjussa oleva yhteydenotto voidaan poistaa klikkaamalla halutun yhteydenoton kohdalla Poista -nappulaa.

Pääyhteydenotto ja siihen kuuluva viestiketju voidaan poistaa klikkaamalla alareunan Poista-nappulaa. Varmistetaan kaikki saman aiheen yhteydenottojen poistaminen klikkaamalla OK.

Muokkaa -nappulan klikkaamisen jälkeen, Yhteydenotto-välilehdellä voidaan muokata kyseisen yhteenoton tietoja. Kun muokkaukset on tehty, painetaan Tallenna-nappulaa.

Vastaa viestiin -nappulan klikkaamisen jälkeen, täytetään halutut tiedot ja painetaan lopuksi Lähetä-nappulaa. Lähetetty vastaus siirtyy kyseisen viestiketjun jatkoksi.

Yhteydenotto-työjono

Yhteydenoton-työjono-toiminnolla voidaan hakea sekä pääyhteydenotot, että viestiketjussa olevat yhteydenotot.

Täytetään hakuehtoihin halutut tiedot ja painetaan Hae-nappulaa.  Alaspäin osoittavaa nuolenkärkeä klikkaamalla saadaan avattua valikko kentän käytettävissä olevista vaihtoehdoista. Esimerkiksi Viestisuunta otsikon alta olevasta laatikosta, nuolenkärkeä klikkaamalla, saadaan valittua Vastaanotettu ja Lähetetty.

Halutun yhteydenoton tietoja päästään katsomaan ja muokkaamaan painamalla rivin alussa olevaa Muokkaa -nappulaa.