Kunnossapito»Hankkeet
  • RSS Feed

Last modified on 1/22/2018 3:15 PM by User.

Tags:

Hankkeet

Työpöytä

Hankkeet

Uuden hankkeen lisääminen

Huom! ennen kuin voit lisätä hankkeeseen tehtäviä, niin tehtävien on löydyttävä PTS -remonteista sekä ne pitää olla myös hyväksyttyjä ei siis PTS-esityksinä enää.

Ohjatussa hankkeen lisäämisessä ensiksi syötetään hankkeen perustiedot.  

Tallenna -painikkeen painalluksen jälkeen hankeen vastuuhenkilö tulee näkyviin Osapuolet -välilehdelle. Vastuuhenkilö on aina oletuksena hankkeen perustaja.

Hankkeen vastuuhenkilö voidaan vaihtaa Osapuolet -välilehdellä.  

 

 

Tässä vaiheessa hanke on jo perustettu ja hankkeen tietojen muuttaminen voidaan aloittaa Sulje -painiketta painamalla.

Hankkeen perustiedot

Hankkeen tarjouspyynnöt

Lisää tarvittavat tarjouspyynnöt klikkaamalla Lisää uusi tarjouspyyntö -kuvaketta. Aukeavassa ikkunassa, täytä vähintään punaisella etumerkillä olevat kentät ja tallenna. Muista nimetä tarjouspyyntö hankkeeseen sopivalla nimellä. 

Hankkeella voi olla yksi tai useampi tarjouspyyntö. Valitse tarjouspyyntö, jota haluat lähteä käsittelemään klikkaamalla joko numerosta tai vasemmanpuoleisesta valikosta. 

Jokaisella tarjouspyynnöllä on Perustiedot, Tarjouspyynnön saajat, Remontit, Lomakepohja ja Tulosteet -välilehti. Perustiedot -välilehdellä on tarjouspyyntöön liittyvät yleiset tiedot. Tarjouspyynnön saajat  -välilehdellä on ne yritykset, joille tarjouspyyntö lähetetään. Remontit välilehdellä on tarjouspyyntöön liitetyt remontit.

Lomakepohja -välilehdellä on tarjouspyyntöön tulevat lomakepankin lomakkeet. Tulosteet -välilehdellä on tähän  tarjouspyyntöön lomakepohjista tehdyt Word tarjouspyynnöt.

Valitse tarjouspyyntöjen saajat klikkaamalla ukon kuvaketta:
 
 

Hae hakutoiminnolla haluamasi yritykset. Valitse yrityksen edessä olevasta kuvakkeesta yritykset, joille aiot tarjouspyynnön lähettää.

 

Valitsemasi yritykset tulevat näkyviin Tarjouspyynnön saajat välilehden alle.

 

Lisää remontit, jotka kohdistuvat tähän tarjouspyyntöön. Eli sellaiset remontit, jotka ovat jo tehty PTS:n puolelle ja hyväksytty toteutettaviksi tai ohi budjetin nimetyiksi. Haku -ikkuna aukaisee PTS-remonttinäkymän josta remontit haetaan.

Hae kiinteistö oman nimen alta, suoraan kiinteistölistalta tai klikkaa Haku -välilehti auki ja hae aukeavasta ikkunasta remonttia remontin nimellä tai tyhjällä hakukentällä. 

Klikkaa haetun remontin edessä olevasta kuvakkeesta. Valitse kaikki tähän tarjouspyyntöön kohdistuvat remontit klikkaamalla kuvakkeesta, jonka jälkeen painetaan Sulje -painiketta. 

 
 

Valitut siirtyvät tarjouspyynnön Remontit -välilehden alle, johon tulee myös hankenumero. 

Hankkeen remonttilistalta ei koskaan saa poistaa remontteja, koska silloin remontti häviää myös PTS:stä. Jos jostain syystä haluat poistaa remontin tarjouspyynnöltä, niin se poistetaan remonttien lisäys osan remontin edessä olevallaa ruksilla. 

 
 
Klikkaa Lomakepohja välilehdelle itsesi. 
 
 

Tarjouspyyntöjen lähetys.  Klikkaa Tee tulosteet, tarjouspyyntöprosessin aloittamiseksi.

 

Muodosta tarjouspyynnöt Ohjatulla tarjouspyyntöjen lähettämisellä. Valitse keille lähetetään tiedoksi ja miten.

 

Tässä kohtaa kun klikkaat Valmis -painiketta lähtee sähköpostit niille tarjouspyynnön saajille, joilla oli sähköpostilähetystapa valittuna sähköpostilla lähetettäväksi.

 

Tarjouspyynnöt tulostettiin ja lähetettiin, tarjouspyyntö -lomake ja sen liitteet, sähköpostilla tiedoksi osapuolille. Valmis -painiketta painamalla luodaan myös oletustehtävät hankkeelle.

Valmis painikkeen jälkeen tarjouspyynnöt jää näkyviin Tulosteet -välilehden alle.

 

Lopuksi, kuittaa tarjouspyynnöt lähetetyiksi. Tarjouspyynnön lähetyksestä tulee vielä varmennus, jolla varmistetaan tarjouspyyntöjen lähetys.

Klikkaa sähköpostikuittauksen kohtaa ja klikkaa OK avautuvasta ikkunasta.

 

Tarjouspyynnön lähetyksen viimeistely toteutuu OK -klikkauksen jälkeen. Silloin välilehdet menevät harmaiksi.

 
 

Tarjouspyynnöt näkyvät hankkeen Tarjouspyynnöt kohdan alla harmaina, punaisina tai vihreinä, riippuen tarjouspyynnön tilasta.

 

Hankkeen prosessia ei voi jatkaa ennen kuin tarjouspyynnöt on lähetetty.

Tarjouspyynnöistä saadut tarjoukset

Kun tarjouspyyntöjen saajat ovat sitten palauttaneet tarjouksensa niin ne pitää syöttää takaisin järjestelmään. Tarjousten käsittely tapahtuu Hankkeissa valitun hankkeen Tarjoukset -kohdassa.  

Tarjouksen tietojen syöttö avataan Tarjoukset -kohdassa klikkaamalla tarjonneen firman nimen edessä olevaa Muokkaa tarjousta -nappia. 

Tarjouksen muokkauksessa on kaksi välilehteä: Perustiedot ja Remontit. Perustiedot -välilehdellä tarjoukselle annentaan Tila, Kokonaishinta ja Tarjouksen päivämäärä. Muut tiedot eivät ole pakollisia. 

 
 

Tarjousten tietojen syötön jälkeen valitaan tarjouspyynnölle voittaja, jonka kanssa tehdään sopimus. Voittajan valinta tapahtuu painamalla Priorisoi –painiketta. 

 

Tarjousten priorisointi on hankkeen vastuuhenkilön työkalu tarjousten voittajan valitsemiseen.

Toisessa vaiheessa tehdään varsinainen priorisointi. Tarjousten prioriteetin muuttaminen tapahtuu tarjousta raahaamalla (drag and drop) ylös- tai alaspäin. Kun tarjoukselle on löydetty oikea paikka, niin hiiren vasemman painikkeen vapauttamalla remontti siirtyy haluttuun paikkaan.  

Valmis -painiketta painamalla tarjouspyynnön voittaja tallennetaan tietokantaan. 

Voittajan valinnan jälkeen tarjous lähetetään odottamaan hyväksyntää painamalla Tee hyväksymispyyntö -painiketta. Tässä vaiheessa tarjous menee kunnossapidon työpöydälle odottamaan hyväksyjän hyväksymistä. Ilman hyväksytää tarjouksesta ei voi tehdä sopimusta.

 

Hyväksymispyynnön tekeminen ja perustelujen kirjoittaminen. Valmis -painiketta painamalla tarjous siirtyy odottamaan hyväksyntää ja hanke menee siksi aikaa lukkoon. Valmis painike muuttuu aktiiviseksi sen jälkeen kun olet kirjoittanut jotain Perustelut kenttään.

 

Siinä vaiheessa kun tarjoukset lähetetään hyväksyttävikisi, niin remontin kansion väri muuttuu keltaiseksi sekä remontin muokkaus estyy.

Tarjouspyynnön hyväksyntä

Hyväksyntää odottavat tarjoukset tulevat hyväksyjän listalle kunnossapidon työpöydälle. Työpöydällä näkyy myös jo hyväksytyt tai hylätyt tarjoukset.

 

Tarjousten palauttajien priorisointi. Tässä vaiheessa tarjouspyynnön palauttaneet yritykset voidaan vielä viimeisen kerran priorisoida, vaihtamalla järjestystä raahaamalla.

 

Tarjouksen hyväksyminen tai hylkääminen. Päivämäärä, jolloin hyväksyminen tai hylkääminen on tehty on pakollinen tieto. 

 

Viimeisessä vaiheessa on tiedon lähettäminen osapuolille. Tässä lähetetään sähköpostilla viesti hankkeen kustannuspaikan osapuolille, että tarjous on hyväksytty tai hylätty. Jos haluat lähettää sähköpostiviestin, niin otsikko on pakollinen. Jos otsikkoa ei ole syötetty niin sähköpostia ei lähetetä. Valmis -painiketta painamalla tarjous joko hyväksytään tai hylätään. Samalla lähetetään tarvittaessa sähköpostia valituille osapuolille. (Sähköpostilähetys saattaa kestää) 

 
Tarjous siirtyy Valmis -painikkeen painamisen jälkeen Hyväksytyt -tilaan. 
 

Hyväksymis- / kiitoskirjeiden lähettäminen

 

Ohjattu hyväksymis-/kiitoskirjeiden lähettäminen on kaksivaiheinen ohjattu toiminto. Ensimmäinen vaihe on johdanto ja toinen vaihe on hyväksymis-/kiitoskirjeiden tulostaminen

Seuraava -painikkeen painaminen aloittaa kirjeiden tekemisen. Kun kirjeet ovat valmiina palvelimella niin kirjeet tulostuvat listaan vaiheessa 1. Listalla on ensimmäisenä hyväksymiskirje ja sen alla ovat kiitoskirjeet. Tulosta kirjeet ja lähetä postilla tarjoajille. 

Huom! Jos tarjoajia on ollut paljon niin kirjeiden tekeminen palvelimella saattaa kestää.

 

Valmis -painikkeen klikkaamisen jälkeen remontti poistuu Kunnossapidon työpöytänäkymästä. 

Lomakepankissa pitää olla hyväksymiskirjeeseen sekä kiitoskirjeeseen liittyvät lomakepohjat. Muussa tapauksessa doc tiedostot ovat tyhjiä. 

Hankkeen sopimukset

Hankkeet kohdan alta, tarjouksen hyväksymisen jälkeen hanke avautuu taas muokattavaan tilaan ja sen jälkeen tarjouksesta voidaan tehdä sopimus. Mennään hankepuussa riittävän syvälle, niin että saa näkyviin kohdan Sopimukset.

 

 Sopimuksien tekeminen

Ohjattu sopimuksien tekeminen on kaksivaiheinen ohjattu toiminto. Ensimmäisessä vaiheessa on johdanto.

Toisessa vaiheessa on sopimustyypin valitseminen. Valmis -painiketta painamalla luodaan sopimus. 

Sopimuksen muokkaaminen

Sopimuksen perustamisen jälkeen sopimus on valmis muokattavaksi. Sopimuksella on Perus-, Tilaaja-, Takuut ja vakuudet-, urakkasumma ja maksuerät-, Vastuuhenkilöt-, Lomakepohja- sekä Tulosteet -välilehti. 

Perustiedot -välilehdellä on sopimukseen liittyvät yleiset tiedot. 

Urakkasumma ja maksuerät -välilehdellä on sopimuksen urakkasumma summana ja kirjoitettuna sekä arvonlisävero summana ja kirjoitettuna. Sopimukselle luodaan sopimuksen perustamisen yhteydessä oletuksena yksi maksuerä, joka on summaltaan yhtä suuri kuin Urakkasumma. Tällä välilehdellä on Summa kirjaimin sekä Arvonlisävero kirjaimin pakollisia tietoja. 

Vastaanota -painike tulee käyttöön vasta siinä vaiheessa kun urakka on valmis ja suostut vastaanottamaan remontin. Silloin tulee näkyviin myös Vastaanottopäivä ja takuuajan päättymisajankohta. 

 

Lisää maksuerät halutessasi.

 

Tilaajatiedot -välilehdellä on tilaaja ja laskutusosoite sekä urakoitsija -tiedot. Urakoitsijaa ei tässä vaiheessa voi vaihtaa.

 
Takuut -välilehdellä on Urakoitsijan vakuudet tilaajalle, Tilaajan vakuudet urakoitsijalle, Hinta- tai indeksisidonnaisuus, Tekstit sekä Erinäisiä määräyksiä –kohdat. Mitkään näistä tiedoista ei ole pakollisia sopimukselle.
 
 

Vastuuhenkilöt -välilehdellä on sopimuksesta vastaavien henkilöiden tiedot.

 

Lomakepohja -välilehdellä on sopimuksen lomakepohjat, kun taas Liitteet -kohtaan voi valita n. kappaletta sopimuksen liitteitä lomakepankista.

 

Sopimustulosteiden tee tulosteet kohdasta saat lähetettyä sähköpostilla tai postilla.

 

Seuraava -napin painallus alkaa tehdä Word -dokumenttejä palvelimen levylle ja tämä toiminto voi kestää jonkin aikaa. Tästä voit tulostaa sopimustulosteet paperiversioiksi ja lähettää ne tiedoksi aluamillesi henkilöille. Klikkaa lopuksi Valmis -painiketta.

 

Tulosteet -välilehdellä on lomakepohjista tehdyt sopimustulosteet sekä vakuutusyhtiökirjeet Word -muodossa.

Lisätöiden lisääminen ja muokkaaminen

Lisätöitä voidaan vain lisätä niille kustannuspaikoille, joiden remontteja valitussa hankkeessa on.

 

Kaikki lisätyt lisätyöt tulee näkyviin Lisätyöt -välilehden alle. 

Tehtävät

Voit lisätä useita erityyppisiä hankkeeseen liittyviä tehtäviä Tehtävät -kohdan alle.

Lomakkeet ja tiedostot

Lomakkeet ja tiedostot -kohdassa on kerätty yhteen kaikkien valitun hankkeen tarjouspyyntöjen ja sopimuksien tulosteet. Lomakkeet ja tulosteet -kohdassa voidaan myös lisätä liitetiedostoja tarjouspyynnölle tai sopimukselle.