Kassahallinta
  • RSS Feed

Last modified on 5/21/2018 2:43 PM by User.

Tags:

Kassahallinta

Tämä artikkeli kuvaa Tampuuri Taloushallinnon kassahallinnan toimintatavat. 

Kassahallinnan perusteet

Kassahallinnan eri tyypit

Tampuuri Taloushallinnossa on kolme eri tyyppistä kassahallinnan välinettä. Näiden tarkoituksena on tuottaa tarvittavaa tietoa eri kassahallinnan osa-alueille. 

Tapa Aikaväli Kuvaus ja käyttötapa
Maksatus, pankkitapahtumien pohjalta Alle kaksi viikkoa

Huomioidaan vain pankkiin lähetetyt ostolaskut sekä tekeillä olevan maksatuksen tiedot. Vastikereskontran tuotot ja palautukset huomioidaan.

Varmistetaan maksatuksen onnistuminen.

Reskontra Alle kaksi kuukautta

Huomioidaan kaikki reskontraan viedyt tapahtumat (osto-,  myynti-, vastike- ja lainareskontrat). Ostoreskontrasta huomioidaan myös kierrätyksessä olevat laskut. Maksettavat arvonlisäverot huomioidaan.

Lyhyen välin kassahallinnassa varmistetaan kassan riittäminen, jotta mahdollisiin kassaongelmiin ehditään varautumaan ajoissa esimerkiksi tilien limiittinostolla tai ylimääräisillä vastikkeilla.

Budjetti Tilikausi

Kassahallintaa tarkastellaan syötettyä ja jaksotettua budjettia vastaan laatimalla budjetista kassavirtalaskelma.

Lainahallinta sekä budjetoinnin apuväline.

 Saldotieto pankkitilin tiedoissa

Pankkitilillä on saldotietoja varten neljä kenttää sekä tiedot automaattista saldon hakua varten.

Saldo = Pankkitilillä oleva saldo. Negatiivinen, mikäli pankkitilille myönnettyä limiittiä on käytetty.

Saldo Pvm = Aika, jolloin saldotieto on haettu pankista. Saldot haetaan aamuisin sen jälkeen, kun kuluvan päivän ensimmäiset maksuaineistot on veloitettu tililtä. Nämä ovat aineistoja, jotka on toimitettu pankkiin aiempina päivinä. 

Limiitti = Pankkitilin limiitti. 

Käytetty = Paljonko saldoa on käytetty maksatuksessa edellisen saldonoudon jälkeen. Saldon nouto tyhjentää tämän kentän.

Pankkitilin käytettävissä oleva saldo (jota kassahallinta käyttää) saadaan laskemalla: Saldo + Limiitti - Käytetty.

Automaattinen saldon haku -kohdassa määritellään tilikohtaisesti haetaanko saldo pankista ja minä viikonpäivänä se haetaan. Tämä vaihtoehto koskee vain tapauksia, joissa jokainen saldohaku maksaa erikseen. Jos saldot haetaan automaattisesti kaikille tileille, se määritellään ws-kanavan tiedoissa eikä tämä valinta ole tilitasolla näkyvissä.

Oletusmaksutilin vaikutus kassahallintaan

Yksi pankkitili voidaan asettaa oletusmaksutiliksi, jolta laskut oletusarvoisesti maksetaan. Oletusmaksutiliä käytetään myös tilinä, jolle kassahallinnassa kirjataan Tampuurista saatavat vastikereskontran tuotot ja vastikepalautukset. Mikäli yrityksellä on useita tilejä eri pankeissa ja vastikereskontran tuotot jakautuvat näiden tilien välille, voidaan toimia seuraavilla tavoilla

  • Tileille saadut vastikesuoritukset siirretään säännöllisesti oletusmaksutilille. Laskut maksetaan oletusmaksutililtä.
  • Maksatuksessa laskut siirretään maksettavaksi siltä tililtä, jolla on tarpeeksi katetta.

Remonttitili eroaa muista tileistä siinä, että siltä maksetaan vain erikseen määrätyt laskut. Tämä tieto annetaan laskun kirjauksessa (kierrätyksessä). Remonttitilin kassahallinnassa tarkastellaan vain tilin limiitin riittämistä, sillä tuloja remonttitilillä ei ole.

Pankkien maksuaikataulut ja saldojen haku

Maksatukseen etukäteen lähetetyt maksut veloitetaan eräpäivän ensimmäisessä ajossa pankkitililtä. Eri pankeilla on eri aikataulut maksatuksessa, joten aamullisten tilisaldojen noudot ajoitetaan vasta ensimmäisten maksujen suoritusten jälkeen. 

Pankki 1. maksuajo Seuraavat maksatukset Saldon haku ajastettu
Nordea 07:00 10, 11.30, 13, 15, 17.30 ja 18.45. 07:30
Danske Bank Aamun ajot 04:00 - 08:00 tunnin välein. Maksun sijoittuminen ajoihin satunnainen.   08:20
Osuuspankki

3:30,  7:00 

Kello 07:00 jälkeen 30min välein. 07:45
Handelsbanken 08:00 mennessä. Tunneittain.

08:30

S-Pankki 06:00

Tunnin välein.

06:30
Muut pankit     08:10

Maksatuksen kassahallinta, alle 2 viikkoa

Maksatuksessa pitää hallita lyhyen aikavälin kassa, jotta pankkiin lähetetyt maksut eivät hylkäänny puuttuvan katteen takia. Tarkastelunäkökulmana on aikaväli, jona yritys toimittaa pankkiin laskuja maksettavaksi. 

Maksatuksen kassahallinta on nimensä mukaisesti maksatuksessa, jossa käsitellään tililtä maksettavia laskuja. Täältä näkee pankkitilin kassatilanteen sekä varoitukset tilin saldoylityksestä.

Kassahallinnan kannalta keskeiset tiedot ovat seuraavat:

Käytettävissä on tilin käytettävissä oleva saldo. Tämä on sama kuin tilin saldo lisättynä mahdollisella limiitillä.

Käytetty on summa, jota saldosta on käytetty sen hakemisen jälkeen (ei näy kuvassa). Kun pankki toimittaa maksupalautteen suoritetusta maksusta, on samassa yhteydessä tilin saldo pienentynyt. Pitämällä kirjaa saldohaun jälkeisistä maksupalautteista, voidaan tilin saldotieto pitää ajantasalla. Kun tilin saldo haetaan pankista, päivitetään samalla käytetty-kenttä nollaksi.

Saldopäivä on aika, jolloin saldo on haettu pankista. 

Maksutili on tili, jolta maksut suoritetaan. Mikäli tilin vaihtaa toiseksi, niin myös Käytettävissä, Käytetty ja Saldopäivä kenttien tiedot päivitetään.

Varoitustekstit tulevat tilin jälkeen. Nämä tiedot saadaan tutkimalla tilin saldoja ja tililtä lähteviä maksuja. Tilin saldon tutkinta tapahtuu seuravasti:

  • Tililtä lähtevä raha haetaan maksuista, jotka ovat tilassa Pankissa. Nämä ovat niitä maksuja, joita ei vielä ole maksettu (koska niiden eräpäivä on tulevaisuudessa). Tähän haetaan ne maksut, jotka on merkitty maksettavaksi valitulta maksutililtä.
  • Lähteväksi rahaksi katsotaan myös käsillä olevan maksatuksen ko tililtä maksettavat laskut. 
  • Tampuurista haetaan tiedot vastikepalautuksista (lähtevä raha) sekä vastikemaksuista (saapuva raha). Nämä tiedot haetaan vain, jos valittu maksutili on merkitty yrityksen oletusmaksutiliksi. Muussa tilanteessa tilin ei katsota koskevan vastikereskontraa eikä reskontran maksutietoja haeta.

Kun tieto rahan liikkeistä on saatu koottua, suoritetaan saldon laskenta päiväkohtaisesti 10 (14?) päivää kuluvasta päivästä eteenpäin. Jokaisen päivän rahavirta (panot - otot) kumuloidaan pankkitilin saldoon, joten kassatilanne tiedetään kaksi viikkoa eteenpäin. Tämän saldon tarkastukset tuottavat seuraavat varoitukset:

  • Jos pankkitilin käytettävissä oleva summa menee yhtenäkään päivänä negatiiviseksi: Kate ei riitä.
  • Jos pankkitilin käytettävissä oleva summa laskee jonain päivänä alle yritykselle määrätyn varmuusrajan: Kate alittaa varmuusrajan.
  • Huomautus: Tekstejä voi tulla myös muita, esimerkiksi: Kate ei riitä ilman tuloja (laskennassa ei huomioida tuloja; ne kun voi jäädä saamatta), Limiittiä otetaan käyttöön (Saldo menee negatiiviseksi, limiittiä otetaan käyttöön), Katetta käytetty, ei riitä (Aikaisempien maksatusten takia tilin saldoa on käytetty ja kate menee negatiiviseksi).  Tekstinä voi ilmoittaa myös seuraavan kahden viikon arvioidun minimikatteen.

Rivin lopussa on ikoni, jonka opasteena on  Ennuste 10 pv  .

Tämä avaa pienen ikkunan, jossa tilin saldo ja tulevat tilitapahtumat on avattu päiväkohtaisesti. Näistä tiedoista käyttäjä pystyy tutkimaan syyt saldovaroituksille ja muokkaamaan maksatusta (pienentämällä maksettavaa summaa, myöhentämällä maksua tai poistamalla maksun kokonaan) tilin käyttövarojen riittävyyden varmentamiseksi.

Ennusteen näkymä sisältää seuraavat tiedot:

  • Kuluvan päivän tiedot ovat ensimmäisellä rivillä, siten että Saldo-kenttä kertoo tilin saldon. Kuluvan päivän saldo tarkoittaa käytettävissä olevaa saldoa, joka lasketaan lisäämällä pankkitilin saldoon tilin limiitti ja vähentämällä aiemmissa maksatuksissa käytetty summa. Pankkitilin saldon on oltava maksupäivältä.
  • Maksatus-sarakkeen tiedot koskevat tekeillä olevaa maksatusta. 
  • Tampuuri-sarakkeeseen haetaan Tampuurin vastikereskontran tuotot.
  • Pankissa-sarakkeessa ovat pankkiin toimitettujen aiempien maksatusten tiedot.
  • Loppusaldo kertoo tilin saldon kunkin päivän päätteeksi.

Keskipitkä alle 2 kuukautta

Tämä kappale kertoo toistaiseksi tavan, jolla tiedot haetaan ja tietojen karkean esittämismuodon. Lopullinen muoto päätetään teknisen määrittelyn jälkeen. Tällöin on mahdollista, että saldotiedot näytettäisiin myös graafeina.

Keskipitkän aikavälin kassahallinnassa otetaan huomioon kaikki reskontriin kirjatut tapahtumat. Näiden tietojen ja pankkitilien olemassaolevan saldon perusteella arvioidaan kassan riittävyyttä. Menetelmän tarkkuus heikkenee nopeasti sen mukaan kuinka pitkälle reskontraan laskuja on kirjattu. 

Kassaennuste tulostetaan seuraavasti:

Ennusteen kentät ovat seuraavat:

Päivä on kuluvasta päivästä päiväkohtaisesti eteenpäin 50 päivää.

Saldo on kuluvan päivän kohdalla pankkitilien yhteissaldo. Sen jälkeen saldo kertoo kunkin päivän alkusaldon, ja se on sama kuin edellisen päivän päättävä saldo.

Ostoreskontra-sarakkeeseen tuodaan avointen ostolaskujen summat kunkin laskun eräpäivän kohdalle. Mikäli ostolasku on jo erääntynyt, niin sen saldo näkyy ensimmäisellä Er.-rivillä. Jos ostolasku ei eräänny seuraavan 50 päivän aikana, niin se ei näy listassa ollenkaan. Erääntyneiden laksujen saldon vähentävät kuluvan päivän tilin saldoa.

Kierrätys-sarakkeessa (ei näy kuvassa, mutta sarake tarvitaan) ovat laskut, jotka ovat kierrätyksessä, mutta joita ei vielä ole hyväksytty. Hylättyjä laskuja ei huomioida mitenkään.

Vastikereskontra-sarakkeessa ovat reskontrasta saatavat tuotot eräpäivänsä kohdalla.

Myyntireskontra eroaa vastikereskontrasta siinä, että myyntireskontra on taloushallinnossa, kun vastikereskontra on Tampuurissa. Myyntireskontran avoimet myyntilaskut näkyvät eräpäivänsä mukaan, jo erääntyneet ja maksamatta olevat ovat Er.-sarakkeessa.

Lainareskontran tiedot tuodaan Tampuurista. 

Alv saadaan laskettua arvonlisävelvollisille yhtiöille. Maksettavan arvonlisäveron määrä saadaan kirjanpidosta alv-kirjausten perusteella siten, että kunkin kuukauden kirjaukset määräävät sitä seuraavan kuukauden 12. päivänä maksettavan arvonlisäveron.  Mikäli kuukauden 12. päivä kuuluu tarkasteluväliin, haetaan kyseiselle päivälle kuuluva vero.

Loppusaldo kertoo kunkin päivän loppusaldon.

Pitkän aikavälin budjettiperustainen kassahallinta

Toiminto tullaan toteuttamaan budjetoinnin yhteydessä, sillä se vaatii budjetin kausijaksotuksen. Tämä avaa mahdollisuuden tarkastella kuukausittaisia rahavirtoja ja niiden vaikutusta kassaan.