Viestintätyökalu
  • RSS Feed

Last modified on 5/10/2019 1:33 PM by User.

Viestintätyökalu

Yleistä

Viestintätyökalu on erikseen käyttöönotettava työkalu. Käyttöönottoa varten ole yhteydessä omaan asiakasvastaavaasi tai myyntiin.

Vastaanottajat

Viestintätyökalun vastaanottajia voidaan valita kahdella eri tavalla:

  • tapa 1: käytetään tampuurin muissa moduleissa näkyvillä olevaa "viestintä" painiketta, joka vie kyseisessä toiminnossa listatut henkilöt ja yritykset vastaanottajiksi kyseiseen lähetykseen. Viestintä -painike löytyy
    • Osakerekisteristä
    • Saunavuorojen hallinnasta sekä
    • Autopaikkahallinnasta
  • tapa 2: tampuurin osapuolihaulla, missä voidaan määrittaa haluttu rooli sekä tarvittaessa haluttu kohdejoukko.

Vastaanottajien haku lomakkeelta tehdään painikkeella "Lisää vastaanottajia"

Painikkeesta avautuu osapuolien hakuun tarkoitettu työkalu (tuttu esim. postitustyökalusta), missä käyttäjä voi monipuolisin ehdoin hakea kohderekisteriin kytkettyjä osapuolia. Seuraavassa esimerkkihaussa annetaan ensin "Haku" -lehdellä osapuolirooli:

 

toiminnossa voi hakea minkä tahansa kohderekisterin roolin mukaisesti henkilöitä, yrityksiä tai molemmat samassa haussa.

Kohderajaus:

"Kohteet" välilehdellä hakuun voidaan kytkeä haluttuja yksittäisiä kohteita kirjoittamalla kohteen nimestä tai tunnuksesta osa, ja valitsemalla kohde. Valitut kohteet saa näkyviin valinnalla "Näytä haussa käytetyt kohteet x kpl".

Haluttaessa rajata hakua kohdejoukkoon joilla on yhteinen tieto (esim. postitoimipaikka), toimitaan seuraavasti:

1. valitaan kohderekisterin kenttä millä rajataan
2. annetaan kyseisen kentän haluttu arvo
3. suurennuslasi -painikkeella haetaan kohteet - tässä tapauksessa kolme kiinteistöä.

Kohderajauksen jälkeen painike "Hae" hakee roolin osapuolet valituilta kiinteistöiltä listalle

mistä rastivalinnalla toimitetaan vastaanottajat viestintä-työkaluun:

 

 


Vastaanottajakohtaisesti voidaan valita viestin lähetystavat, tai samalle vastaanottajalle voidaan lähettää useampia viestejä. Samassa osoitteessa asuvat henkilöt näytetään sinisellä taustavärillä ja Tarra-tulosteilla sekä Kirje-valinnalla huoneistoon syntyy vain yksi lähetys vaikka asukkaita olisi useampia. Osoite tutkitaan osapuolikortilta ja tulee olla merkki merkiltä sama.

Henkilön/yrityksen nimi toimii linkkinä henkilö-/yrityskortin tietoihin ja nuolipainikkeella   voi päivittää listan tilanteen. 

-       sarakeotsikon valinnat toimivat monivalintoina, puutteellisiin/puuttuviin sähköposti-osoitteisiin ohjelma ei anna lähettää sähköpostia.

Yksittäisen vastaanottajan osoitteena käytetään oletuksena laskutusosoitetta, jos sellainen on henkilökortille tallennettu. Muutoin kirje lähetetään kotiosoitteeseen. Laskutusosoitteen käytön voi ohittaa asetuksella  Tampuurituen toimesta (OhitaLaskutusosoite), tällöin kaikki postitukset ohjataan vastaanottajan kotiosoitteeseen.

-       riviltä löytävällä ”Vaihda” painikkeella voi vaihtaa vastaanottajakohtaisesti käytetyn osoitteen laskutusosoitteen ja kotiosoitteen välillä. Vaihda -painikkeen perässä näytetään kumpaan osoitteeseen viesti on kulloinkin lähdössä, oletuksena laskutusosoite on voimassa jos sellainen löytyy. Tässä yhteydessä listausjärjestys saattaa muuttua koska listalla vastaanottajat ovat katuosoitteen mukaisessa järjestyksessä.

-       vastaanottajan riviltä löytyvä ”Esikatsele” näyttää tiedoston sellaisena ja siinä järjestyksessä kuin ne vastaanottajalle tulostetaan.

-       ”Poista rivi” painikkeella voi lähetyksestä poistaa koko vastaanottajan

-        vastaanottajaluettelon lopussa näytetään yhteenveto kappalemääristä:

       

Liitteiden valinta

Liitteiden valinnasta:
    - selaamalla omalta koneelta PDF tai Word-muotoisia tiedostoja
    - vastaanottajan esikatselu sekä itse lähetystoiminto osaavat yhdistää nämä yhdeksi pdf-tiedostoksi lähetykseen
    tiedostojen järjestystä voi muuttaa lähetyksen yhteydessä rivillä olevien nuolinäppäinten avulla.

Julkaiseminen

Liitteiksi lisätyt tiedostot voidaan tallentaa yhtenä PDF-tiedostona haluttuun dokumenttipankin kansioon talteen julkaisua varten. Kansiovalintaan pääsee klikkaamalla ”valitse kansio”.

Kansiot asiakkaan dokumenttipankin rakenteen mukaan yhtiön alta valittuna.

Lähettäjän tiedot

Oletuksena lähettäjätiedoiksi kirjataan valitun kohteen isännöitsijätoimisto-roolin mukainen osapuoli. Jos isännöitsijätoimistoa ei löydy valitulta yhtiöltä, kirjataan lähettäjäksi oletusasetuksen (aspan asetukset) mukainen lähettäjä. Yhteyshenkilö-kohtaan on tulee kirjata sen henkilön yhteystiedot johon operaattori voi ottaa yhteyttä mahdollisten operaattorin lähetysongelmien selvittämiseksi.

               

Kohteen isännöitsijätoimiston tiedoista lähettäjätiedoiksi noudetaan seuraavat kentät:

  • Nimi
  • Paikkakunta
  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Yhteyshenkilö

Nämä tiedot kannattaa olla täytettynä yrityskortilla jotta lähetystiedot ovat ajantasalla.  

Sähköpostiviesti

               

- aineistotyyppi viedään tietona luotavaan xml-tiedostoon. Versiossa T10.1 vaihtoehtoina

  • Yhtiökokouskutsu
  • Yhtiökokouskutsu (Swe)

    minkä perusteella aineistoa käsittelevä operaattori voi lisätä asiakkaan kanssa sovitun kansilehden tai muun     vakiomateriaalin kuoreen kieliversioituna. (Tieto viedään iPost-xml:ään kohtaan ”LetterMeta/LetterDetails/Subject”)

-          Lähettäjäksi sähköpostiviestille ohjelma ehdottaa kirjautuneen käyttäjän yrityksen osoitetta. Pudotusvalikosta voi valita lähettäjäksi joko oman henkilökortin osoitteen, oman yrityksen sähköpostiosoitteen tai asetuksen mukaisen lähettäjän. Asetuksiin tyypillisesti toimiston yleisosoite tai ”noreply@” osoite. Lisäksi kentän vieressä on linkit omaan henkilökorttiin sekä oman yrityksen perustietoihin.

-          Otsikko – viedään sähköpostiviestin otsikoksi

-          Viesti – viedään sähköpostiviestin sisällöksi sekä vastaanottajalle yhteydenotto-työkaluun

Lähetyksen jälkeen lomakkeen yläreunan ilmoitus kertoo lähetyksen onnistuneen:

               

Arkistointi

-          tehdyn lähetyksen tiedot viedään tampuurin yhteydenottotyökaluun (asiakaspalvelun työpöytä)

Lähetetty sähköposti/ipost-kirje näytetään myös yhteydenottohaussa hakutuloksena:

Yhteydenoton tiedot:

       -          sähköpostiviestin tiedot tallennetaan kaikille vastaanottajille yhteydenottotyökaluun
-          pdf-tiedostoa ei tällä hetkellä viedä yhteydenoton liitteeksi.

          

Aineiston siirto operaattorille

-          aineisto menee tampuuriin määriteltyyn ipost-kansioon .zip -tiedostona
       sftp-automaatilla siirto operaattorille jatkokäsittelyyn.
-          aineistoa ei tällä hetkellä saa auki käyttöliittymästä
-
        aineistoon viedään laskutustietoina operaattorin raportointa varten:

  • taloyhtiön tunnus
  • taloyhtiön nimi
  • kohteelle kytketyn isännöitsijatoimiston nimi
  • lähettävän tampuuritilin nimi

Operaattori voi näistä tiedoista koostaa asiakkaan haluamaa laskutusdataa. 

Vastaanottajien toimittaminen viestintätyökaluun muista Tampuurin toiminnoista:

Osakerekisteri

osakerekisteriin on lisätty painike "Viestintä" millä osakerekisteriin merkityt osakkaat tuodaan viestintätyökalun lomakkeelle vastaanottajiksi. Tällöin viestintätyökalun lomake aina tietää mihin yhtiöön lähetys liittyy ja osaa myös ehdottaa sähköpostilähetystä mikäli osakkaalla on henkilökortilla täppä "Viralliset asiakirjat sähköpostilla" valittuna.

Tätä toimintatapaa on Tampuurissa kutsuttu myös termillä "osakaspostitus". Lisäohjetta osakaspostituksesta: https://fog.talokeskus.fi/default.asp?W2586 

Asukashallinta

Asukashallinnan asukaslistalle on myös lisätty vastaava toiminto, eli "Viestintä" linkki, mistä viestintätyökaluun tuodaan vastaanottajiksi kaikki asukashallinnan näkymässä listatut asukkaat (huom: tuodaan myös kohteen tulevat asukkaat mukaan):

Autopaikkojen hallinta

Autopaikkojen hallinnassa "Viestintä" nappi on lisätty yksittäisen yhtiön autopaikkanäkymään että kohdepuun kansion näkymään. Molemmista 

Yksittäinen kiinteistö:

Saunavuorojen hallinta

Saunavuorojen hallintaan on kiinteistön sauna-näkymään viety kaksi toimintoa viestintään: "Viestintä - kaikki varaajat" sekä "Viestintä - tämän saunan varaajat". Painikkeet vievät siis saunavuorojen varaajat vastaanottajiksi viestintätyökalun lomakkeelle joko valitun saunan varaajista tai kiinteistön kaikilta saunoilta:

 

Yhteydenottohaku

Viestintä-välilehden toiminnossa "Yhteydenottohaku" voi annetuilla hakuehdoilla etsiä Tampuuriin luotuja yhteydenottoja. Viestintätyökalun yhteydessä käytettynä tarkoitus on tarkastaa tehdyn lähetyksen vastaanottajien osalta että lähetyslomakkeen vastaanottajille syntyi järjestelmään yhteydenotto. Toiminnossa voi hakea myös muita yhteydenottoja annettujen hakukriteerien mukaan, käytettävät hakukriteerit ovat:

- osapuoli   (nimi tai nimen osa tekstinä)
- lähettäjä  (viestintätyökalu kirjaa lähettäjäksi lähetyksen tehneen henkilön Etunimi + Sukunimi, yhteydenottotyökalu kirjaa                              käyttäjätunnuksen)
- yhteydenoton luontiaika.  (HUOM. kalenterinäkymän alareunassa voit rajata myös tunti ja minuutti -tarkkuudella)
- otsikko
- lähde
- tyyppi