Isännöinti»Muutostöiden hallinta
  • RSS Feed

Last modified on 6/28/2018 8:48 AM by User.

Muutostöiden hallinta

Video: Muutostöiden hallinta

Nettilomake

 

 

Muutostyön ilmoittamiseen tarkoitettu julkinen lomake voidaan liittää asiakkaan nettisivuun ja tampuurin asukassivustoon, jos sellainen on asiakkaalla käytössä. Asiakaskohtaisia muokkauksia voidaan tehdä mm. remonttien nimiin, sekä luokitteluihin. Oletuksena käytössä on luokat merkittävä, tavanomainen ja vähäinen. On myös mahdollista luopua luokittelusta ja vaihtaa otsikkoa.

 

 Alla olevassa kuvassa testiympäristön asukassivuilta lomake.

 

 

 

Remonttiehdotukset (kuvassa putkityö, keittiöremontti jne.) ovat asiakkaan uudelleen nimettävissä, lisättävissä ja poistettavissa.

 

Lomakkeen käyttö

Henkilötiedot

 

Huoneisto, jota muutos koskee, osakkaan etunimi ja sukunimi, matkapuhelin, sähköposti, sekä osakkaan lisätiedot. Näistä sähköpostiosoite on pakollinen tieto samoin kuin ilmoittajan etunimi ja sukunimi. Osakkaan lisätietoihin on ajateltu ilmoitettavaksi esim. huoneiston muut osakkaat, sekä mahdollinen vuokralainen yhteystietoineen, muutakin lisäinfoa voidaan antaa. Lisätiedot jäävät tampuurin, eivätkä näy isännöitsijäntodistuksen liitteellä.

 

Muutostyöt

 

Ilmoittaja lisää uuden remontin siten, että klikkaa haluttua muutostyötä lomakkeelta. Ruudulle aukeaa suurempi ikkuna, minne voi kirjoittaa vapaata tekstiä remontin kuvaukseksi. Urakoitsijan tiedot on suunniteltu täytettäväksi omille riveilleen. Kuvaus ja urakoitsijan tiedot näytetään sellaisenaan isännöitsijäntodistuksen liiteraportilla.

Samalla muutostyöpyynnöllä voidaan ilmoittaa useampikin remontti, täyttämällä useampia kenttiä. Tällöin käsittely kuitenkin koskee aina kaikkia remontteja, eli hylätään tai hyväksytään kaikki.

Lisätietoihin halutaan yleistä lisätietoa, näitä ei näytetä isännöitsijäntodistuksen liitteellä. Sen sijaan tieto talletetaan muutostyöpyyntöjen hallintaan. Alustava ajankohta muodostaa raportille toteuttamisvuoden, jos pyyntöä ei hylätä.

Lomakkeella on myös liitemahdollisuus. Liitteille tulee tarvittaessa lisää rivejä ja liitteitä voi olla enintään 10 kappaletta.

Lähetä -painike tallentaa ilmoituksen. Pakollisten tietojen puuttuessa, ohjelma ilmoittaa virheen niiden kenttien osalta missä puute havaittiin.

Puutteellisilla tiedoilla täytetyn ilmoituksen virheviesteistä esimerkki alla olevassa kuvassa.

 

Onnistuneesti täytetty lomake antaa ilmoituksen onnistumisesta.

 

Talletetusta ilmoituksesta lähtee sähköpostiviesti pyyntöjen käsittelijälle.

Tampuurin syöttölomake

Tampuurin syöttölomake sisältää täysin vastaavat kentät ja tiedot, kuin asukassivujen lomake. Syöttölomake sijaitsee Tampuurissa Etusivulla vasemman reunan Muutostyöpyynnöt -palkissa.

 

Kun muutostyö syötetään Tampuurissa, käyttäjälle näytetään tallennuksen jälkeen yhteenveto syötetyistä tiedoista.

Yhteenvedon sisältö vastaa täyttäjälle lähetettävän sähköpostin sisältöä.

Muutostöiden käsittely tampuurissa

Saapuneet ilmoitukset

 

Tallennetuista muutostöistä tulee kohteelle määritellylle käsittelijälle (käytännössä isännöitsijä) sähköpostiviesti, missä on tiivistelmä muutostyöpyynnöstä. Saapuneita muutostöitä pääsee käsittelemään Tampuurissa Etusivun Työpöytä -painikkeella.

 

Työpöydällä on mahdollista hakea muutostöitä puurakenteen avulla kohdekohtaisesti tai pyynnön tilan mukaan.

Puun yläosassa valitaan listattavien pyyntöjen tilat ja alaosassa kohde, jonka ilmoituksia selataan. Selatessa on valittava joko kohderekisterin kohde tai muutostyöpyynnön tila (tai molemmat). Ohjelma ei oletuksena lataa ruudulle mitään ennen valintaa.

Kaikkien kohteiden ilmoitukset valitaan klikkaamalla sanaa Kohderekisteri. Yksittäinen kohde valitaan klikkaamalla yhtiön nimeä.

Kaikkien kohteiden ilmoitukset valitaan klikkaamalla kohdepuusta Kohderekisteriä.

Valintojen jälkeen muodostuvasta muutospyyntöjen listassa on nähtävissä muutostyöpyyntöjen oleellisimmat tiedot.

 

Muutostyöpyyntölistan eri tilojen (statuksien) värikoodit:

Punainen: odottaa käsittelyä. Uusi ilmoitus.

Keltainen: odottaa lisätietoja.

Vihreä: hyväksytty tehtäväksi (työn alle) ilmoituksen perusteella.

Sininen: kuitattu valmiiksi (kohde tarkastettu tarvittaessa).

Harmaa: hylätty.

 

Asetuksella voidaan määrittää se, siirtyykö remontti isännöitsijäntodistuksen liitteeksi (raportille) valmiskuittauksella vai hyväksymällä pyyntö.

Pyyntöön liittyvät remontit ja liitteet saa esiin -painikkeella. Liite avataan klikkaamalla liitteen nimeä (sininen teksti).

Käsittelemättömille pyynnöille näytetään kaikki toimintopainikkeet.

Kaikki painikkeet avaavat ruudulle Lisää kommentti -kentän.

 

Kenttään kirjoitettu kommentti menee ilmoittajalle sähköpostilla osana muutostyöraporttia. Raportilla näytetään myös aiemmat kommentit.

Lisätietopyyntö

Saapunutta muutostyöpyyntöä voi pyytää täydennettäväksi klikkaamalla -painiketta.

 

Lisäpyyntö -painikkeen painamisen jälkeen, ohjelma pyytää syytä lisätietopyyntöön ja lähettää sen ilmoituksessa mainittuun sähköpostiosoitteeseen sekä muuttaa pyynnön tilan keltaiseksi.

 

Jos pyyntö on jätetty asukassivuilta, lähtee sähköpostiviestin mukana myös linkki alkuperäiseen muutostyölomakkeeseen, jota voidaan täydentää. Pyynnön täydentämisen jälkeen, isännöitsijä saa siitä viestin sähköpostiinsa ja muutostyö palaa Odottaa käsittely -tilaan.

Jos asiakas toimittaa tiedot toimistolle paperilla, isännöitsijä voi täydentää ilmoituksen Tampuurissa yllä olevan kuvan Tallenna asiakkaan toimittamat lisätiedot -painikkeella.

Raportointi

Isännöitsijäntodistuksen liitteenä

 

Isännöitsijäntodistuksen tilauksen yhteydessä muutostyöraportin saa tulostettua sovellusliitteistä.

 

Raporttien nimet toimivat linkkeinä raportteihin. Rastimalla halutun raportin valintaruutu, tulostuu raportin nimi isännöitsijäntodistuksen liiteluetteloon ja raportti isännöitsijäntodistuksen liitteeksi (ei esikatseluun vaan paperitulosteena nippuun). Raportteja voidaan esikatsella klikkaamalla halutun raportin nimeä.

Massaraportointi

 

Raportit -painike löytyy Tampuurin Etusivulta vasemman reunan Raportointi -palkista.

 

Kohderekiserin puusta löytyy jokaisen yhtiön alta käyttöönoton yhteydessä kytkettyjä raportteja (uusille yhtiöille on kytkettävä manuaalisesti Lisää valmisraportti -painikkeella).

Alla olevassa kuvassa esimerkkinä Huoneiston tehdyt muutostyöt -raportti. Klikkaamalla haluttua raporttia, aukeaa uusi ikkuna. Valitaan huoneisto ja muodostetaan raportti, klikkaamalla Hae -painiketta.

 

*Raportille lisätty "Tila" sarake heinäkuussa 2018. Raportoitavat tilat voidaan valita asetuksilla.

Listalla näytetään kaikki huoneistolle valmiiksi kuitatut muutostyöt, sekä PTS -moduulin kautta huoneistolle kytketyt, Tehty -tilassa olevat remontit. Remontin nimi toimii linkkinä PTS -remonttiin.

Yhteys PTS Moduuliin

 

Muutostyöpyynnöistä syntyy Tampuurin PTS -moduuliin remontteja, jotka kytketään huoneistotasolla. Käsittelemättömät, hylätyt ja hyväksynyt remontit näytetään PTS -moduulissa, yhtiön remonttilistalla. Hyväksytyt (valmiiksi kuitatut) muutostyöt siirtyvät Tehty -tilaan ja siten historiaan.

Tehtyjä muutostöitä voi siten syöttää myös suoraan PTS -moduulista, kytkemällä muutostyöt ainoastaan huoneistotasolle ja Tehty tilaan.

Alla olevassa kuvassa on esimerkki kohteen hylätyt ja käsittelemättömät -listauksesta.

 

Hyväksytyt muutostyöt löytyvät helpoiten haulla.

Alla olevassa kuvassa on esimerkki kohteen Hyväksytyt -listauksesta.

Remontin tiedot aukeavat klikkaamalla  -painiketta tai klikkaamalla raportilla remontin nimeä.

 

 

Ylläpito -välilehdellä näkyvät remontin toteutusvuosi sekä tila.

Perustiedot -välilehdellä näkyy remontin kuvaus, joka näytetään myös raportilla.

Pääkäyttäjälle

Käyttöönottoon liittyvät asetukset

 

Kohteelle määritetty hyväksyjä: saa ilmoituksen saapuneesta nettilomakkeesta, yleensä isännöitsijä. Tähän tarvitaan osapuoliroolin ID, sekä osapuolen kytkeminen kohteille.

Hyväksynnästä lähtee viesti ilmoittajalle, lomakkeella ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.

Hyväksynnästä lähtee viesti ilmoittajalle (osakas), sekä tieto kohteelle määritellyllä osapuolelle (kiinteistösihteeri).

Pääkäyttäjän henkilörekisterin ID: saa viestin, mikäli kohteelta ei löydy isännöitsijää lomakkeen talletuksen yhteydessä.

Anonyymihyväksyjä: jos järjestelmässä syntyy lomaketta tallettaessa virhetilanne, viesti toimitetaan anonyymikäyttäjälle. Henkilörekisterin ID, etunimi, sukunimi sekä sähköpostiosoite ovat tarvittavia tietoja.

Sähköpostiosoite, jonka nimissä ilmoittajalle lähtee postia.

 

Sähköpostiosoite, jonka nimissä hyväksynnästä tiedotetaan (esim. kiinteistösihteerille menevä posti).

Raportointi: määritellään tuleeko isännöitsijäntodistuksen hyväksytyt vai valmiiksi kuitatut remontit.