Asiakaspalvelu»Uusi viestilähetysvelho
  • RSS Feed

Last modified on 1/8/2018 11:59 AM by User.

Uusi viestilähetysvelho

Mistä on kyse

Asiakaspalvelun uusi viestivelho tarjoaa ensikosketuksia cTampuurin uuteen tyylittelyyn. Tämä velho korvaa asiakaspalvelussa tarjouksella, varauksella ja tarjouskierroksella lähetettävän esikatselu-ikkunan tekstiviestin ja sähköpostin osalta.
Toimintalogiikka on identtinen jokaisesta toiminnosta tullessa. Velho ohjaa käyttäjää tekemään lähetyksen kerran ilman mahdollisia virheitä (kuten viestipohjaksi valittuna word tai joku muu kuin txt-pohja) sekä estää lähettämisen mikäli vastaanottajissa on osapuolia, joille kyseistä viestiä ei voida lähettää. Näitä osapuolia ei edes anneta valita.
Sähköpostin päätteeksi velho antaa mahdollisuudeksi lähettää myös tekstiviesti-heräte. Tätä varten pitää olla tekstiviesti-palvelu käyttöönotettu. 

Tarjous / Varaus

Email- / SMS -lähetykseen siirtyminen

Email – Viestisisällön päättäminen

”Viesti” -osiossa tehdään päätös lähetettävän viestin osalta. Lähetettäväksi viestiksi voidaan valita dokumenttipankin pohja, jotka toiminnossa on ennenkin ollut valittavissa. Valinnassa näytetään VAIN txt-pohjat selkeyttämään käytettäviä vaihtoehtoja. Näissä pohjissa voi olla kirjanmerkkejä ja ne täytetään vastaanottajakohtaisesti ja näytetään ”Lähettäminen”-vaiheessa.
 

Esikatselusta voi tarkistaa mitä pohja pitää sisällään.
Huom! Tässä kohtaa pohjassa ei näytetä vielä itse tietoa joita kirjanmerkit hakevat. Täytetyn pohjan näkee viimeisessä vaiheessa.

 

Toisena vaihtoehtona voidaan kirjoittaa lähetettävä viesti. Tällöin viestin sisältöä ei osapuolikohtaisesti muokata mitenkään vaan samaa kirjoitettu sisältö menee kaikille vastaanottajille.

 
 

Email – Liitteet

Liitteet-osiossa voidaan ensimmäisestä valinnasta valita liitteitä, jotka on liitetty toimintoon, josta velhoon on tultu. Näitä on esimerkiksi Tarjouksen liitteet-välilehti, Varauksen liitteet-välilehti ja Tarjouskierroksen liitteet -välilehti(kuva 2).

 

Email – Lähettäminen

Lähettäminen -osiossa näytetään infona oikeassa reunassa mitä valintoja olet tehnyt ja lista liitetyistä liitteistä. Tässä kohtaa jokaisen vastaanottajan asiointikielen mukaan on täytetty hänelle menevä viesti kirjanmerkkien kera.
Viestin näkee sisältöineen, kun painaa tarjouksen vastaanottajan nimen edessä olevaa nuolta/kolmiota.
 
Mikäli on tarvetta täydentää viestiä, niin käsittelijä voi tässä vielä muokata lähetettävää viestiä vastaanottajakohtaisesti. Muokkaus tehdään tässä vaiheesa sen johdosta, että jokaisen vastaanottajan viesti on pohjalta sama, mutta kirjanmerkkejä voi jäädä täyttämättä jos esimerkiksi tietoa ei osapuolelta löydy joka pohjaan pitäisi tulla. Viestit on myös osapuolen asiointikielen mukaan luotu, mikäli eri kielisiä pohjia dokumenttipankkiin käytetylle viestipohjalle on lisätty.
 
Sähköpostin Aihe / Otsikko tulee viestipohjaa käyttäessä ensisijaisesti viestipohjasta ja toissijaisesti asetuksesta. Tällöin ensimmäisellä rivillä tekstipohjassa tulee olla alla olevan mukainen rivi. Tällä saadaan sähköpostin aihe myös asiointikielen mukaan mikäli kieliversioidut pohjat ovat käytössä. 
 
<Tämä on testiotsikko>
 
Asiakaspalvelun asetukset joista aihe tulee sähköpostiin:
  • TarjouskierrosMailAihe
  • TarjousMailAihe
 
”Lähetä” -painikkeesta velho aloittaa lähettämisen ja näyttää jokaisen vastaanottajan kohdalla onko lähetys-prosessi käynnissä (latausrulla), onko epäonnistunut (huutomerkki) vai onnistunut (check-merkki). Lopputuloksena kaikki näkyy vihreänä ja voit siirtyä vielä herätteen lähettämiseen tekstiviestillä kuva 3.
 
 
 
 

Emailista herätteen lähettäminen

Kun sähköposti-lähetyksestä siirrytään herätteen lähettämiseen, niin näytetään sähköpostin saaneet oletuksena vastaanottajat-listauksessa. Mikäli mukana on osapuolia joilla ei ole puhelinnumeroa eli tekstiviestiä ei voida toimittaa, niin se esitetään keltaisella varoituksella ja estetään eteneminen. Tästä kuva 
 
 
 

Vastaanottajissa virheellisiä osapuolia

Mikäli vastaanottajissa on virheellisiä vastaanottajia joko sähköpostin tai puhelinnumeron osalta (tekstiviesti) niin näistä ilmoitetaan virheellä ja eteneminen on estetty kunnes nämä osapuolet on poistettu vastaanottajista. Ohjelma siis ei anna edetä turhaan eteenpäin, sillä käyttäjä saisi virheen vastaansa lähetys-vaiheessa.
 
 
 
 

Tarjouskierros

Email – lähetykseen siirtyminen

Valittuna tekstiviesti tai sähköposti, niin on tulosteiden alla painike ”Siirry lähetykseen”. Tämän avaa velhon ja täysin samalla tapaa kuin tarjous- ja varaus-lomakkeella. Tarjouskierroksella mikäli olet valinnut hakemuksia hakemuslistasta lähetystä varten, kuten aiemmin on pitänyt tehdä, niin tuodaan hakijaosapuolet oletuksena velhoon heti vastaanottajiksi. Mikäli joukossa on virheellisiä osapuolia joille viestiä ei voida lähettää, niin estetään eteneminen ennen siivousta. 
 
 
 

Tekstiviesti -näkymä

Tekstiviestin vaiheet ovat täysin identtiset sähköpostin kanssa, mutta käsitellään puhelinnumeroita eikä sähköpostiosoitteita sekä liitteitä ei voida lisätä lähetettävään viestiin. Samaan alku-näkymään tullaan sähköpostilähetyksen jälkeen ”heräte”-linkin kautta tai sitten on valittu yhteydenotoksi tarjouksella, varauksella tai tarjouskierroksella tekstiviesti.
 
 
 

Lähetetty viesti näkyy yhteydenotoissa osapuolella

Tarjoukselta, Varaukselta ja Tarjouskierrokselta lähetetyt viestit löytyvät osapuolen yhtydenotoista. Yhteydenottoihin tallentuu myös kyseisessä viestissä olleet liite-tiedostot sähköposteissa.