Avaavan taseen ja vertailutiet…
  • RSS Feed

Last modified on 10/9/2020 12:28 PM by User.

Avaavan taseen ja vertailutietojen tuonti

Tässä kuvataan miten kirjanpidon ja reskontran tiedot tuodaan taloushallintoon käyttöönoton yhteydessä. Dokumentin lopussa ovat ohjeet tilikarttakonversiota varten.

Kirjanpidon saldot

Vertailutilikauden tiedot

Kirjanpidon tiedot on tuotava myös käyttöönottoa edeltävältä vuodelta, jotta tilinpäätökseen saadaan tulostettua tarvittavat vertailutiedot. Tiedot vertailukaudelta tuodaan pääsääntöisesti tilikausitasolla, joten vertailuvuoden tase ja tuloslaskelma riittää kirjata muistiotositteella vertailuvuoden viimeiselle päivälle. 

Mikäli tiedot halutaan tuoda kirjauskausitasolla, on ne syötettävä kausikohtaisesti. Tämä mahdollistaa tilikauden aikana tapahtuvan vertailun kausikohtaisesti. Tällöin tammikuun (tarkemmin: tilikauden ensimmäisen kuukauden) tase ja tuloslaskelma syötetään tarvittavin tilimuutoksin. Tämän jälkeen kirjattavat kuukaudet syötetään kauden kirjausten pohjalta, joten tarvitaan kultakin kuukaudelta tuloslaskelma ja kuukauden muutostase.

Tilikauden tiedot, jos tuotantoonlähtö ei ole tilikauden vaihteessa.

Tilikauden avaava tase saadaan edelliseltä vertailutilikaudelta siirtämällä avaava tase. Alkuvuoden tiedot tuotantoonlähdön päiväykseen asti on syötettävä summana muistiotositteella. Tiedot voi syöttää myös kausikohtaisina summina, jolloin seuraavalla tilikaudella on mahdollisuus kausikohtaiseen vertailuun.   

Tase-erittelyn avoimet tapahtumat

Tase-erittelytilien tiedot tuodaan saldotasolla kuten muidenkin tilien. Erittelytileille tehtävien kirjausten kohdistaminen aikaisempiin tapahtumiin tapahtuu kohdistamalla vienti saldokirjaukseen. Mikäli on tarpeen, voidaan saldokohtainen tieto tuoda tapahtumatasolla, jolloin tase-erittely tulostuu automaattisesti tapahtumatasoisena. 

Jälkilaskelma

Tase- ja tuloslaskelmatilien lisäksi pitää kirjata jälkilaskelman siirtyvä jäämä. Vertailukaudelta ei jälkilaskelmaa tarvitse ajaa, joten lainatilien saldot voi siirtää suoraan päätilien kautta (esim. 2431 Pääomavastikelaina 10.000€) eikä saldoa tarvitse eritellä alatileille (2431 Pääomavastikelaina 12.000€, 24312 Pääomavastikelaina, lyhennykset -2.000€). 

Jälkilaskelman jäämät pitää kirjata siten, että vertailutilikauden jälkilaskelmalla olevat lainakohtaiset siirtyvät jäämät kirjataan seuraavalle tilikaudelle, josta ne nousevat seuraavan tilikauden jälkilaskelmalle edellisten vuosien siirtyväksi jäämäksi. Pääomalainoille jäämä kirjataan lainakohtaisille tileille 0031 - 0037, hoitolaskelman siirtyvä jäämä kirjataan 0020 Hoitorahoitus, siirtyvä yli-/alijäämä -tilille.

Jos jälkilaskelman haluaa ajaa myös vertailukaudelta, pitää kirjaukset viedä lainakohtaisille alatileille. Tällöin vertailukauden jälkilaskelmalla oleva edellisten tilivuosien siirtyvät jäämät on kirjattava vertailukaudelle. Tämä kirjaustapa on hankala, koska lainakohtaiset alatilit eivät välttämättä ole olleet käytössä, ja tällöin ne on selvitettävä tilille tehtyjen kirjausten perusteella. Taseen siirrossa alatilien saldot siirtyvät päätilille, joten vertailukaudesta laskettava avaava tase on täysin sama kirjaustavasta riippumatta.   

Ostoreskontran tuonti

Ostoreskontran tuonnin käsittely riippuu siitä, miten siirtopäivän avoimet ostolaskut käsitellään. Tähän on olemassa kaksi eri vaihtoehtoa:

Avoimet ostolaskut käsitellään vanhassa järjestelmässä

Tällöin tilikartan tilin 2851 Ostovelat  (Liikekirjurissa: 2871 Ostovelat) saldot tuodaan tilille 2852 Vanhat ostovelat (Liikekirjurissa: 2872 Vanhat ostovelat). Ostovelkatilin 2851 saldo kirjanpidossa taloushallinnon käyttöönottopäivänä on nolla. Kaikki Tampuuri taloushallintoon kirjattavat  uudet ostolaskut kirjautuvat 2851 tilille, joten reskontran ja kirjanpidon täsmäytyksen kanssa ei tule ongelmaa.

Vanhat ostolaskut, jotka maksetaan vanhassa järjestelmässä, kirjataan tiliotteen perusteella pois 2852 Vanhat ostovelat -tililtä. Tämän tilin saldo kertoo vanhassa järjestelmässä olevien vielä maksamattomien ostolaskujen yhteismäärän.

Avoimet ostolaskut tuodaan Tampuuri Taloushallintoon

Avoimet ostolaskut kirjataan uudelleen ostoreskontraan, jolloin ne kasvattavat ostovelkatilin 2851 saldoa. Ostolaskujen kulukirjaus tehdään 2852 Vanhat ostolaskut -tilille. Tämä kirjaus vie 2852 tilin saldon nollille, sillä myös tässä tapauksessa taseen tuonnissa pitää 2851 Ostovelat tilin saldo tuoda tilille 2852 Vanhat ostovelat. Laskuja ei pysty tuomaan syöttämällä 2851 Ostovelka -tilin saldo yksittäisinä laskuina, koska laskutositteita ei pysty hyväksymään ilman kulukirjausta. Näin tässäkin tavassa käytetään 2852 Vanhat ostovelat -tiliä apuna.

Laskut voidaan maksaa normaalisti Tampuuri Taloushallinnon maksatuksen avulla seuraavassa kappaleessa mainituin poikkeuksin.

Laskujen kulukirjauksen oikaisu maksatuksessa

Kummassakin edelläkuvatussa tapauksessa jää laskujen maksuun tapaus, joka on korjattava käsin. Ongelma syntyy tilanteessa, jossa laskusta kirjataan alennusta tai täsmällisesti sanoen laskun maksuvaiheessa tulee kirjaus, joka oikaisee laskun kulukirjausta. Laskun kulukirjaus on muutettu 2852 tilille, jolloin maksatuskin tekee oikaisukirjauksen ko tiliin. Tämä kirjaus on korjattava vastaamaan laskun oikeaa kulukirjausta.

Tiliotteelta kirjattaessa on kirjaus tehtävä samoin periaattein. Jos tiliotteella olevalla 990€ suorituksella on maksettu 1000€ lasku, pitää 2852 Vanhat ostovelat -tililtä kirjata pois  laskun koko kuitattu määrä 1000€ ja erotus 10€  kirjataan laskun kulukirjauksen oikaisuna.  

Tilikarttojen konversiotaulukot

Siirryttäessä käyttämään KiinteistöTampuuri tilikarttaa, pitää tuotaville vertailutiedoille tehdä konversio tilien välillä. Kaikki vertailutietojen tilit eivät ole valttämättä samat, vaan niitä on muutettava. Tätä tarkoitusta varten on laadittu oma Excel-pohja, johon konversio voidaan tehdä. Konversiotaulukot toimitetaan käyttöönoton yhteydessä.

Excel-konversiotiedostot toimivat seuraavasti:

  • Lomakkeiden ensimmäinen laskentataulukko on KiinteistöTampuuri. Tällä taulukolla on Kiinteistötampuuri tilikartta.
  • Toisella Vertailutilikartta-laskentataulukolla on tilikartta, jossa on vertailtavana oleva tilikartta.  Tälle laskentataulukolle voi myös tuoda oman tilikartan. Tili on sarakkeessa A ja tilin nimi sarakkeessa B.
  • Kolmannella Konversio-laskentataulukolla ovat tiedot seuraavasti: Tili-sarakkeessa on yhdistelmä molempien tilikarttojen tilinumeroista. Jos tilinumero on KiinteistöTampuuri-tilikartassa, niin tilin nimi on ko sarakkeessa. Jos tilinumero on vertailutilikartassa, niin tämän tilin nimi on ko sarakkeessa. Puuttuva teksti kertoo ettei tilinumeroa ole tilikartassa. 

Tietojen perusteella näkee havainnollisesti miten tilinumerot vastaavat toisiaan, ja mitkä tilit on muutettava sisäänluvussa. Jos vertailutilikartan tili pitää konvertoida ennen tuontia Tampuuriin, täytetään sitä vastaava KiinteistöTampuurin tilinumero Konv. sarakkeeseen. 

Seuraavassa esimerkiksi vertailutilikartan tili 1111 Maa-alueet, lisäys konvertoidaan KiinteistöTampuurin tiliksi 1101 Maa- ja vesi-alueet, lisäys.  Tiliä 1130 Liittymismaksut ei tarvitse konvertoida.

Tämä konversiotaulukko on tärkeä, sillä sitä käytetään tositteiden sisäänluvussa. Taulukon perusteella suoritetaan aineiston kirjanpitotilien muunnos.

Vertailutietojen sisäänluku

Sisäänlukua varten on tehty Excel-ohjelma, joka muuntaa sisäänluettavaa aineistoa oikeaan muotoon ja samalla suorittaa tarpeellisen tilikonversion. Ohjelma toimitetaan taloushallinnon käyttöönoton yhteydessä. 

Ohjelman toimintaperiaatteet ovat yksinkertaiset:

  • Käyttäjälle on jätetty vapaat kädet muokata lähtöaineistoa. Se voi käytännössä olla lähes mitä tahansa tietoa, joka on Excel-muodossa. Käyttäjän tehtäväksi jää aineiston muokkaus määrämuotoon, jonka konversio-ohjelma osaa muuntaa sisäänluettavaan muotoon. Aineisto muokataan omalla laskentataulukolla.
  • Konversiossa viennit muutetaan KiinteistöTampuuri tilikartan tileiksi, jos muuntotaulukko on tehty.
  • Konversio vaihtaa tarvittaessa vientien etumerkit. 
  • Konversio lisää tarvittavat muut tiedot, jotka sisään luvussa tarvitaan.

Excel-ohjelma sisältää kolme välilehteä. Ensimmäiseen, Sisäänluku-taulukkoon, ohjelma muodostaa lähtötietojen perusteella sisäänlukukelpoisen tositeaineiston, joka on luettavissa taloushallinnon tositeliittymällä.

Toiselle laskentataulukolle käyttäjä tuo aineiston ja muokkaa sen määrämuotoon. Aineiston 1. rivi on otsikkorivi, joka määrää sisäänluettavan tiedon. Vain seuraavat tositeotsikot merkitseviä, muut ohitetaan:

  • Tili = Kirjanpidon tili
  • Nimi = Kirjanpidon tilin nimi
  • Tili ja nimi = Samassa sarakeessa on tili ja nimi eroteltuna välilyönnillä
  • Summa = Tilille tiliöitava summa. Samassa sarakkeessa tuodaan kredit-viennit miinusmerkkisinä.
  • Debet = Debet-summa
  • Kredit = Kredit-summa
Sarakkeiden pakollisuus 
  • Tili ja Nimi pitää antaa tai Tili ja nimi on annettava.
  • Summa-sarake tai Debet ja Kredit -sarakkeet pitää antaa.
Näiden tietojen pohjalta valikossa olevalla Tampuuri-valintanauhan Tee aineisto -toiminnolla saa muodostettua sisäänlukukelpoisen aineiston. Samalla valintanauhalla ovat muutkin aineistoa muuttavat toiminnot. 
 
 
Toimintojen tarkoitus ovat seuraavat:
 
Välilyönnit
Toiminnolla poistetaan A-sarakkeen solujen alussa olevat välilyönnit. Toimintoa tarvitaan silloin, kun siirtoaineistossa oleva sisennys on tehty välilyöntien avulla. 
 
Rivit
Tällä toiminnolla aineistosta poistetaan kaikki ne rivit, joiden A-sarake ei ala numerolla. Toiminnolla pystyy poistamaan kaikki ne rivit, joissa A-sarakkeessa on jotain muuta tietoa kuin kirjanpidon tili. Tilanne tulee esimerkiksi silloin, kun aineisto siirretään taseesta ja tuloslaskelmasta, jolloin siirrettävässä aineistossa ovat mukana myös otsikko- ja välisummarivit. 
 
Lisää otsikko
Toiminto lisää lomakkeen alkuun uuden rivin ja asettaa sen kolmen ensimmäisen sarakkeen otsikoksi tekstit Tili, Nimi ja Summa. Tätä tarvitaan varsinkin sen jälkeen, kun Rivit-toiminnolla on poistettu ylimääräiset rivit. Jos aineistossa ovat tili ja nimi samassa solussa, niin korjaa otsikkorivi oikeaksi: Tili ja nimi, Summa
 
TK voitto
Jos tuloslaskema siirretään omana siiroja ja tase omana, jää tuloslaskelma erottamaan, sillä tilikauden voitto on tuloksen summa. Tällöin voitto-rivi pitää kirjata tilikauden voitto -tilille. Toiminto tuo tekstin 2180 Tilikauden voitto siihen soluun, jossa kursori on.
 
Tee aineisto
Muodostaa siirto-aineiston ensimmäiselle kortille. 
 

Muodostuksessa kysytään tarvittavat muut pakolliset tiedot ja summien merkkien kääntäminen:

Aineiston muodostuksessa käytetään hyväksi edellä esiteltyä tilikartan konversiotaulukkoa. Se kopioidaan edelläkuvatun konversiotiedoston kolmannelta laskentataulukolta tämän työkirjan kolmanteen, Konversio-laskentataulukkoon:

Kopioissa on huomioitava, ettei tietoja kopioi linkkeinä, vaan valitsee ensin Konversio-työkirjan koko Konversio-laskentataulukon, kopioi sen(Ctrl+C) ja vie se tositekonversio-ohjelman kolmanneksi laskentataulukoksi liittämällä vain arvot ja muotoilu:

Kun aineisto on konvertoitu, se tuodaan taloushallintoon tositeaineistojen kautta.