Ylläpito»Käyttäjätunnukset
  • RSS Feed

Last modified on 1/22/2019 12:45 PM by User.

Käyttäjätunnukset

Käyttäjätunnuksien tietosuojasta löytyy lisää tietoa tästä linkistä.

Uuden tunnuksen luonti

Uusia käyttäjätunnuksia luotaessa on hyvä miettiä, mitä käyttöoikeuksia tunnukset saava henkilö tarvitsee. Tietosuojan kannalta suositeltava käytäntö on se, että annetulla roolilla on oikeuksia vain välttämättömiin toimintoihin.

Käyttäjätunnusten suositellaan olevan yksilöllisiä ja sellaisia, joiden perusteella käyttäjät on helppo yksilöidä.

Ennen kuin käyttäjätunnukset voidaan antaa, tulee henkilö luoda henkilörekisteriin. Uuden henkilön lisäyksestä katso ohjeet täältä.

Aloitetaan uusien tunnusten luonti, painamalla Anna käyttäjätunnus -painiketta, halutun osapuolen osapuolikortilla, joka avaa Käyttäjätunnuksen lisäys Welho -ikkunan.

Welhon ensimmäisessä, eli Johdanto -vaiheessa summataan käyttäjätunnuksen lisäyksen vaiheet. Siirrytään seuraavaan vaiheeseen Seuraava -painiketta painamalla.

 Yrityksen valinta vaikuttaa kohteiden näkyvyyteen, riippuen annettavan roolin oikeuksista. Mikäli vaiheessa kolme valittavalla roolilla on esimerkiksi oikeus vain oman yrityksen kohteisiin, näkee kyseisen roolin saanut käyttäjä vain ne kohteet, joissa tunnuksiin kytketty yritys on yritysosapuolena.

Suoritetaan yrityksen haku ja valitaan yritys, johon tunnukset halutaan kytkeä. Kun oikea yritys on valittuna, siirrytään seuraavaan vaiheeseen painamalla Seuraava -painiketta.

Hyvä tapa nimetä tunnus, on antaa sille tarpeeksi yksilöllinen nimi, jotta käyttäjä on helposti tunnistettavissa. Esimerkiksi työsähköpostiosoite on hyvä nimi tunnuksille. Käyttöoikeudelle on valittavissa ne roolit, jotka ovat asetettuna yrityskortin Roolit -välilehdellä.

Annetaan käyttäjätunnukselle nimi Käyttäjätunnus -kenttään. Annetaan tunnuksille salasana ja vahvistetaan salasana. Valitaan pudotusvalikosta käyttäjälle oikea rooli, jonka jälkeen viimeistellään tunnusten luonti painamalla Valmis -painiketta.

Kun osapuolella on tunnukset, näkyy osapuolikortin Tunnukset -välilehdellä tunnuksen luojan, sekä viimeisen muokkaajan käyttäjätunnus ja tapahtumahetken aikaleima.

Ensimmäinen kirjautuminen

Ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä, käyttäjä ohjataan Salasanan vaihtaminen -näkymään. Näkymässä kirjoitetaan vanha salasana, sekä annetaan uusi salasana kaksi kertaa.

Kun salasanat on annettu, viimeistellään salasanan vaihto painamalla Vaihda -painiketta. Onnistuneen salasanan vaihdon jälkeen, käyttäjä kirjautuu automaattisesti sisään Tampuuriin.

Salasanan monimutkaisuusvaatimukset ja vanhentaminen

Monimutkaisuusvaatimukset

Salasanoille asetettavat monimutkaisuusvaatimukset ovat erikseen käyttöönotettava ominaisuus.

Salasanalle voidaan asettaa erilaisia monimutkaisuusvaatimuksia. Tampuurin säädettäviä monimutkaisuusvaatimuksia ovat: minimipituus, maksimipituus, sekä isojen merkkien, numeroiden, pienten kirjainten ja erikoismerkkien määrä.

Mikäli monimutkaisuusvaatimuksia on käytössä, käyttäjä saa salasanan vaihdon yhteydessä virheviestin puutteellisesta salasanasta ja tiedon siitä, miltä osin salasana ei täytä vaatimuksia.

Vanhentaminen

Salasanojen vanhentaminen on erikseen käyttöönotettava ominaisuus.

Salasanoille voidaan asettaa voimassaoloa säätelevä aikaraja, esimerkiksi 90 päivää, jolloin salasana vanhenee kun se on 90 päivää vanha. Salasanan vanhentuessa käyttäjä ohjautuu Salasanan vaihtaminen -näkymään, vastaavalla tavalla kuin ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä, jossa käyttäjän tulee vaihtaa salasana.

Uuden, vaihdetun salasanan vanhentaminen aloitetaan salasanan vaihtopäivästä lähtien.

Salasanan vanhenemista varten voidaan määrittää päivämäärä, mistä alkaen olemassa olevien käyttäjien salasanojen vanhentaminen aloitetaan.

Vanhentuvalle salasanalle voidaan asettaa ilmoitus, joka näkyy käyttäjälle kirjautumisen jälkeen, salasanan vanhenemisen lähestyessä. Ilmoitukselle voidaan asettaa haluttu aikaraja, mistä lähtien ilmoitus alkaa näkyä kirjautumisen jälkeen. Ilmoitus voidaan asettaa näkymään esimerkiksi niin että käyttäjä saa kirjautumisen jälkeen ilmoituksen, mikäli salasanan vanhenemiseen on 5 päivää tai vähemmän.

 

Käyttämättömien tunnusten haku

Tampuurissa on Tunnuksien massamuokkaus -toiminto, jonka avulla voidaan etsiä käyttämättömänä olevia tunnuksia. Kuinka monta päivää vanhemmat tunnukset haetaan -kenttään voidaan asettaa päivien määrä, jonka jälkeen Hae -painiketta painamalla Tampuuri hakee tunnukset, joiden viimeinen kirjautuminen on annettua päivien määrää aikaisempi.

Alla olevassa esimerkissä, on haettu tunnuksia, joiden viimeisestä kirjautumisesta on yli 1 000 päivää aikaa. Kyseiseltä Tampuuri-tililtä löytyi yksi hakuehtoa vastaava tunnus.

Tunnusten muokkaaminen

Käyttäjätunnuksia voidaan siirtyä muokkaamaan suoraan osapuolikortilta sekä Tunnuksien massamuokkaus -toiminnosta yksittäin Muokkaa tunnusta -painikkeella, tai massana ruksimalla halutuilta riveiltä valintalaatikot, jonka jälkeen painetaan Muokkaa valittuja -painiketta.

Muokkaa tunnusta -painike avaa kyseisen käyttäjätunnuksen haltijan osapuolikortin, josta voidaan tehdä kaikki tunnusten muokkaamiseen liittyvät toimenpiteet, kuten salasanan vaihto ja voimassaoloajan päättäminen.

Muokkaa valittuja -painikkeen avulla voidaan asettaa tai päivittää massana tunnusten voimassaoloajan päättymispäivää.

Tunnuksien muokkaaminen massana

Tunnuksien massamuokkaus -toiminnossa voidaan muokata massana tunnuksien voimassaolon päättymispäivää.

Tunnuksien massamuokkaus -toimintoon päästään Tampuurin Ylläpito -välilehdeltä valitsemalla vasemman palkin Keskuskanta -osiosta Käyttäjätunnukset.

Tehdään halutut suodatukset ja valitaan muokattavat tunnukset ruksimalla kunkin halutun tunnuksen rivin alussa oleva valintalaatikko. Kun valinnat on tehty painetaan Muokkaa valittuja -painiketta.

Kaikille tunnuksille voidaan asettaa kerralla sama voimassaoloajan päättymispäivä klikkaamalla päivitä kaikille tunnuksille -kenttää. Valitaan kalenterista haluttu päivä.

Valittu päivä asetetaan kaikille riveille. Lopuksi tallennetaan muutokset painamalla Tallenna -painiketta.

Voimassaoloajan päättymispäivä voidaan asettaa tässä toiminnossa myös tunnuskohtaisesti. Päättymispäiviä voidaan asettaa klikkaamalla päivämäärä kenttää ja valitsemasta kalenterista kullekin tunnukselle haluttu päivä. Lopuksi tallennetaan muutokset painamalla Tallenna -painiketta. Ylimmän rivin päivitä kaikille tunnuksille -kenttään saa jäädä päivämäärä, sillä se päivitetään kaikille tunnuksille vain silloin, kun kalenterista valitaan päivä.

Tampuuri antaa ilmoituksen onnistuneesta tallentamisesta.

Tunnuksen muokkaaminen yksittäin

Mikäli on valmiiksi tiedossa yksittäinen henkilö, jonka tunnuksia halutaan muokata, voidaan avata suoraan kyseisen osapuolen osapuolikortti ja siirtyä Tunnukset -välilehdelle.

Tunnuksien massamuokkaus -toiminnosta päästään muokkaamaan yksittäistä tunnusta painamalla halutun tunnuksen kohdalta Muokkaa tunnusta -painiketta, joka avaa kyseisen osapuolen osapuolikortin, jonka jälkeen siirrytään Tunnukset -välilehdelle.

Tunnukset -välilehdellä voidaan tehdä kaikki tunnuksiin liittyvät muokkaukset, eli: voimassaoloajan muutos, salasanan vaihto, roolin vaihto ja tunnuksien poisto.

Voimassaoloajan muutos

Käyttäjätunnusten voimassaoloaikaa voidaan säädellä. Voimassaoloajan asettaminen on hyvä tapa säädellä tunnusten käyttöä, esimerkiksi määräaikaisten työntekijöiden osalta.

Voimassaoloajan päättyminen estää tunnusten käytön, mutta ei poista tunnuksia, joten tarpeen vaatiessa voimassaoloajan päättymispäivä voidaan siirtää, tai poistaa kokonaan.

Voimassaoloajan alkamispäivällä voidaan asettaa tunnuksille päivämäärä, josta lähtien ne ovat toiminnassa. Kuten päättymispäivä, myös alkamispäivämäärä voidaan halutessa siirtää tai poistaa.

Voimassaoloaikaa voidaan rajoittaa myös pelkällä alku- tai loppupäivämäärällä. Alla olevassa esimerkkikuvassa näkyy, kuinka luotu tunnus on ollut käyttökelpoinen välittömästi, mutta voimassaoloaika päättyy 11.05.2018.

Salasanan vaihto

Osapuolikortin Tunnukset -välilehdeltä voidaan vaihtaa tunnuksen salasana. Aloitetaan painamalla Vaihda salasana -painiketta, joka avaa uuden Vaihda salasana -ikkunan.

Kirjoitetaan uusi salasana Uusi salasana ja Vahvista salasana -kenttiin, jonka jälkeen painetaan Vaihda salasana -painiketta.

Tampuuri antaa vahvistuksen salasanan vaihdosta, jonka jälkeen voidaan palta osapuolikortille painamalla Palaa -painiketta.

Roolin vaihto

Tunnuksien käyttöoikeusroolia voidaan vaihtaa osapuolikortin Tunnukset -välilehdellä. Avataan Rooli -pudotusvalikko, jonka jälkeen valitaan rooli. Tallennetaan muutokset Tallenna painikkeella.

Käyttöoikeusrooli vaihtoehdot riippuvat siitä, mihin yritykseen tunnukset ovat kytköksissä ja mitä käyttöoikeusrooleja yritykselle on asetettu. Ylemmässä esimerkkikuvassa näkyvän henkilön tunnukset ovat kytkettynä Testiyritys nimiselle yritykselle. Alemmassa kuvassa näkyvät testiyritykselle asetetut neljä roolia ovat samat käyttöoikeusroolit, kuin vaihtoehtoina olleet.

Tunnuksien poisto

Tunnusten poistaminen on lopullinen toiminto. Mikäli tunnuksia ei haluta poistaa lopullisesti, suositellaan voimassaoloajan asettamista.

Tunnukset voidaan poistaa pysyvästi Tunnukset -välilehdellä. Painetaan  -painiketta, jonka jälkeen Tampuuri kysyy vahvistusta.

Vahvistetaan tunnusten poistaminen painamalla OK.

Käyttöehdot

Uutena ominaisuutena, Tampuurin käyttö edellyttää käyttöehtojen hyväksymistä, niin uusien, kuin vanhojen käyttäjien osalta. Käyttöehtojen hyväksymistä kysytään käyttöehtojen voimaantulon jälkeisen, ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä.

Mikäli käyttäjä hyväksyy käyttöehdot, Tampuurin käyttö sallitaan ja käyttäjä kirjautuu sisään.

Mikäli käyttäjä ei hyväksy käyttöehtoja, Tampuurin käyttö estetään ja käyttäjä kirjautuu ulos.