Ylläpito»Henkilön arkistointi
  • RSS Feed

Last modified on 5/20/2020 2:23 PM by User.

Henkilön arkistointi

Henkilön oikeudesta tulla unohdetuksi löytyy lisää tietoa tästä linkistä.

Arkistoi -painike tulee näkyviin osapuolikortille käyttöoikeudella: Henkilön arkistointi.

Kun rekisteriin kirjattu henkilö ei enää halua, että hänen tietojaan käsitellään, tulee tiedot poistaa pyynnöstä, ellei säilyttämiselle ole laillista perustetta.

Osapuolen arkistoiminen

Osapuolen arkistoiminen aloitetaan painamalla Arkistoi henkilö -painiketta, joka avaa uuden Arkistoi henkilö -ikkunan.

Ennen osapuolen varsinaista arkistoimista, tulee käydä läpi listatut lakiperusteiset seikat ja varmistua siitä, että annetut ehdot täyttyvät, jonka jälkeen luetaan sisäinen ohje arkistoinnista.

Kun edellä mainitut toimet on suoritettu, kirjoitetaan arkistoinnin syy, ruksitaan Olen tarkistanut henkilön tiedot järjestelmästä arkistointia varten -valintapainike, jonka jälkeen painetaan  Arkistoi -painiketta.

Tampuuri suorittaa arkistoinnin, jonka yhteydessä poistetaan kaikki osapuolta koskevat henkilökortin tiedot, lukuunottamatta etu- (etunimeksi asetetaan osapuolen osapuoli id) ja sukunimeä (sukunimeksi asetetaan teksti: ”Arkistoitu”). Nimi tiedot korvataan, jotta esimerkiksi sopimuksesta voidaan nähdä, että sopimuksella on ollut useampi osapuoli ja yksi osapuoli on arkistoitu, sen sijaan että sopimuksella näkyisi vain yksi, ei arkistoitu osapuoli.

Alla olevasta kuvasta nähdään, kuinka arkistoitu osapuoli näkyy Tampuurin henkilöhaussa.

Arkistoidun henkilön henkilökortin avaaminen

Arkistoidun osapuolen henkilökorttia avattaessa, Tampuuri ohjaa käyttäjän sivulle, jossa näkyy arkistoinnin suorittaneen henkilön nimi, arkistoinnin syy ja arkistoinnin suorituksen aikaleima.

Arkistoidun osapuolen palauttaminen

Henkilöä arkistoitaessa, tulee olla varma arkistoinnin oikeellisuudesta, sillä arkistoitu henkilö voidaan palauttaa vain  äärimmäisessä tapauksessa yölliseltä varmistusnauhalta. Varmistusnauhoja säilytetään maksimissaan vuoden verran. Palauttaminen on poikkeuksetta erikseen tilattava maksullinen työ.

Henkilön arkistointiohjeen ylläpito

Henkilön arkistoimista varten voidaan luoda sisäiset ohjeet. Sisäiset ohjeet ovat yrityskohtaiset. Arkistointi ohjeita voi olla vain yksi kerrallaan ja tiedoston tulee olla PDF-muotoinen. Henkilön arkistointiohjetta voidaan ylläpitää Tampuurin Ylläpito -välilehdeltä, vasemman palkin Tietosuoja -osiosta löytyvässä Henkilön arkistointi -toiminnossa.

Henkilöarkoistoinnin ylläpito -toiminnossa on nähtävillä arkistoinnin lakiperusteiset edellytykset. Lakiperusteisten edellytysten lisäksi, toiminnossa voidaan asettaa ja päivittää yrityksen sisäinen arkistointiohjeistus, joka on luettavissa henkilöä arkistoitaessa.

Arkistointiohjeen lisääminen

Arkistointiohjeita voi olla vain yksi kerrallaan ja ohjeen tulee olla PDF-muotoinen.

Aloitetaan painamalla Browse -painiketta. Etsitään ja valitaan hakemistosta oikea tiedosto. Kun tiedosto on valittu  (tiedoston nimi näkyy Browse painikkeen oikealla puolella) painetaan Lisää ohje -painiketta.

Tampuuri antaa ilmoituksen onnistuneesta lisäyksestä.

Uusi tiedosto ja muokkaus aika näkyy Järjestelmään lisätty ohje -otsikon alla.